Operar um Canal de Denúncias não é para principiantes (PARTE IV)

Apuração de Casos e Balanço de Consequências

Quando se fala em criminalidade e justiça no Brasil, qual costuma ser um dos grandes problemas reportados? A lentidão na análise das denúncias e processos, certo?

Guardadas as devidas proporções, operar um canal de denúncias é passar por todos esses processos, desde o recebimento de uma denúncia, a apuração dos casos, até chegar às tratativas e ao balanço de consequências.

Afinal, as empresas são como pequenas cidades e enfrentam dificuldades semelhantes, entre elas, o descumprimento das regras e normas de conduta estabelecidas pela própria organização.

Apuração de casos vai além de reunir informações

Na hora de operar um canal de denúncias na sua empresa, o ideal é procurar uma empresa do mercado que ofereça serviços relacionados à gestão da ferramenta, mas que também se responsabilize pela apuração das informações e tratativas das consequências.

Afinal, como acontece fora dos muros da empresa, no caso de fraudes ou outros desvios de conduta dentro de uma organização, é preciso fazer uma investigação aprofundada antes que sejam tomadas quaisquer providências. Para isso, existem diversas técnicas que podem ser utilizadas, evitando, assim, que erros e injustiças sejam cometidos na apuração de casos.

Na prática: os riscos de uma apuração mal feita

Vamos imaginar a seguinte situação: por meio de uma denúncia anônima, alguém informa que um funcionário do departamento de Compras da empresa tem obtido vantagens pessoais em algumas negociações.

Se o caso não for devidamente apurado, podemos ter duas situações igualmente danosas para a empresa: o funcionário é demitido e, tardiamente, descobre-se que as denúncias eram infundadas; ou a denúncia é ignorada e o funcionário continua agindo de forma antiética.

Nas duas situações, além das perdas econômicas e financeiras, há, ainda, a possibilidade de o caso parar na justiça, seja por um processo trabalhista movido pelo funcionário que foi injustiçado, ou, ainda, por um fornecedor que se sinta lesado pela competição desleal.

Operar um canal de denúncias: balanço de consequências

O chamado balanço de consequências visa direcionar ações corretivas e preventivas que podem ser feitas pela empresa após a análise e resolução da denúncia.

Essas recomendações podem ser operacionais e simples, como incluir cláusulas no contrato de trabalho dos funcionários, ou mais profundas, requerendo mudanças na estrutura e nos processos organizacionais.

De acordo com a Association of Certified Fraud Examiners, operar um canal de denúncias leva a uma atuação mais pró-ativa, frente ao uso de outras formas, como auditorias externas, descobertas acidentais e notificações policiais.

O canal não é apenas mais efetivo, como também economiza tempo, diminui esforços, evita custos e diminui sensivelmente o impacto nos negócios.

Só para se ter uma ideia, se formos comparar as empresas que utilizam com às que não adotam o canal de denúncias, a detecção de fraudes é 50% mais rápida nas que possuem a ferramenta de compliance.

Impacto dos casos denunciados aos negócios

A realidade de cada empresa e segmento é diferente. Porém, um estudo conduzido entre os anos de 2007 e 2012, observando os registros da operação do canal de denúncias da ICTS em todo o mundo, concluiu que 17% das denúncias reportadas são fraudes ou violações à legislação – incluindo furtos, roubos, desvio de ativos, etc.

As denúncias que têm relação com algum desvio de comportamento, como favorecimento, conflito de interesses ou uso indevido dos ativos, correspondem a 13%. Já as que tratam do relacionamento ou gestão de pessoas representam quase a metade das denúncias, com 48%.

Vale lembrar que todas têm um impacto negativo, não somente à imagem da companhia: elas podem resultar, também, em perdas econômicas, financeiras e em muitos desgastes por conta de processos judiciais.

Se você ainda tem dúvidas de como funciona ou está analisando como operar um canal de denúncias, confira nossos outros posts sobre o assunto e até a próxima.