Maximize seu processo de apuração das denúncias: boas práticas

O Canal de Denúncias proporciona às empresas um instrumento efetivo para conhecimento, diagnóstico e atuação sobre uma ampla gama de irregularidades. Sua implementação requer conhecimento, planejamento e execução precisos.
Eliminar as barreiras do ato de denunciar requer um mecanismo seguro para quem denuncia, que permita o anonimato quando desejado, conduza tecnicamente o acolhimento e desenvolvimento do contato com o relator, e possua diretrizes e procedimentos de operação maduros e formalizados.
Uma vez que as denúncias começam a ser manifestadas ao canal, faz-se necessária a apuração tempestiva de suas informações. Este processo deve ser conduzido de forma consistente, baseado em protocolos de tratamento, fluxos e autonomias pré-definidos, preservando o sigilo dos envolvidos. Seu resultado deve permitir a efetiva deliberação e aplicação do balanço de consequências sobre as irregularidades comprovadas.
A seguir apresentamos algumas boas práticas para apuração dos principais tipos de denúncias recebidas num canal:

Assédio Moral, Assédio Sexual, discriminação e agressão

• Não tome partido. Emoções, pontos de vista e preconceitos devem ficar de fora do processo investigativo, o que requer um esforço consciente.
• Analise o caso em colegiado. Se possível, envolvendo pessoas do mesmo gênero/grupo das vítimas, assegurando uma perspectiva ampla da situação.
• Ao longo do processo investigativo, proteja igualmente denunciantes, denunciados e testemunhas.
• Utilize o monitoramento e análise de e-mails e outras ferramentas de colaboração corporativas para mapear redes de relacionamento, compreender o perfil comportamental dos envolvidos e obter evidências sobre os desvios de denunciados.
• Monitoramentos na internet, em redes sociais, também colaboram com o processo de apuração e construção do perfil comportamental dos envolvidos.
• Verifique registros de acesso físico e imagens de CFTV para ratificar a presença dos personagens envolvidos na denúncia nos locais onde os fatos se desenrolaram.
• Colha testemunhos sobre os envolvidos e situações denunciadas. Empregue entrevistadores especializados na coleta dessas informações.
• Nos casos de assédio moral, busque elementos para configurar a frequência da ação do assediador sobre a vítima.

Conflito de interesses e corrupção

• Foque-se na configuração do conflito, evidenciando a ação que fere os interesses da empresa e o retorno que esta ação promoveu ao denunciado. Em casos de corrupção, deve-se evidenciar a ação/omissão do polo ativo e/ou passivo que produziu a vantagem indevida e sua contrapartida.
• Utilize o monitoramento e análise de e-mails e outras ferramentas de colaboração corporativas para mapear redes de relacionamento, compreender o nível de informalidade das relações e coletar evidências da situação de conflito e benefício auferido.
• Empregue técnicas forenses para monitorar estações de trabalho, telefones celulares corporativos, acesso à redes e sistemas e analisar dados de logs e discos rígidos (inclusive arquivos deletados).
• Confirme via controles de acesso e agendamento de reuniões e as datas/horários de interações entre as partes.
• Utilize fontes públicas. Inúmeras informações sobre pessoas físicas e jurídicas podem ser obtidas na internet (redes sociais, sites governamentais, poder judiciário) e em cartórios.
• Quando aplicável, estenda a investigação sobre o núcleo familiar ou de negócios dos envolvidos, dado que as relações e contrapartidas podem se desenvolver de forma indireta.
• Envolva no processo investigativo somente as pessoas que terão ação efetiva sobre o caso, e pratique o fracionamento dos levantamentos e informações.
• Em casos de corrupção, o departamento ou assessoria jurídica da empresa devem ser envolvidos desde o início do processo investigativo.
• Não atravesse o sinal vermelho. Sempre observe as leis e proteja os direitos constitucionais dos envolvidos.

O papel do Comitê de Ética

A constituição de um Comitê de Ética multidisciplinar, envolvendo executivos da estrutura organizacional da empresa, é uma ação fundamental para o sucesso do canal de denúncias numa organização.
Este comitê estabelecerá as políticas, procedimentos e autonomias relacionadas com o processo de apuração das denúncias, atuando também na deliberação sobre casos específicos, aplicação de medidas disciplinares, e direcionamento de ações corretivas e preventivas.
Sua estrutura colegiada evita conflitos de interesse e promove a governança e o pleno funcionamento do canal e de toda a estrutura de gestão da Ética e Compliance na empresa.

Quer se aprofundar neste tema?

Para outras informações, confira nossos outros artigos sobre “Boas práticas na apuração de denúncias” já publicados neste blog:
Boas práticas na apuração de denúncias – por onde começar e para onde evoluir
Boas práticas na apuração de denúncias – casos de assédio, discriminação, agressão
Boas práticas na apuração de denúncias – casos de conflitos de interesses
Boas práticas na apuração de denúncias – casos de corrupção
Boas práticas na apuração de denúncias – implicações do envolvimento de agentes externos