Qual a diferença entre Ouvidoria e Canal de Relatos para Universidades?

O Canal de Relatos muitas vezes é confundido com Ouvidoria, e vice-versa, como se um pudesse suprir a necessidade do outro. No entanto, cada ferramenta tem um papel distinto, e com os recentes ataques a ambientes educacionais, se torna latente a necessidade de destacar as diferenças entre os dois.  

Em primeiro lugar, no contexto da educação superior, dada a extensão dos campus universitários e a quantidade de alunos, é fundamental que os meios oficiais de comunicação com a administração estejam ativos e ao alcance de todos. Tanto o canal de relatos quanto a ouvidoria devem estar funcionando plenamente. Para diferenciar estas ferramentas, hoje vamos conversar sobre:  

• O que é ouvidoria 
• O que é um canal de relatos 
• 4 diferenças entre Canal de Relatos e Ouvidoria 

O que é ouvidoria 

Uma ouvidoria é uma estrutura interna ou externa à organização estudantil, que recebe e analisa reclamações, sugestões, elogios e críticas dos clientes, fornecedores, funcionários e outros stakeholders. 

• Ela tem como objetivo principal ser um canal de comunicação entre os estudantes e a reitoria, com foco no recebimento de feedbacks e resolução de conflitos. 

Dentro da universidade, a ouvidoria é o meio que realiza a comunicação entre a comunidade, alunos, funcionários e professores com a instituição. 

O que é um Canal de Relatos 

O Canal de Relatos é um mecanismo interno ou externo que permite a qualquer pessoa ligada à organização reportar suspeitas ou evidências de irregularidades, fraudes, violações éticas ou legais. 

Ele é projetado para proteger a pessoa que utiliza o canal, assegurando sempre a confidencialidade e a segurança da informação recebida. O canal de relatos pode ser visto como uma ferramenta de prevenção e detecção de crimes e riscos. 

De acordo com a nova Lei da CIPA (14.457), todas as empresas com CIPA precisam de um canal de relatos ativo e disponível. Saiba mais sobre isto clicando aqui.  

4 diferenças entre Canal de Relatos e Ouvidoria 

Para deixar clara a diferença dos dois instrumentos, listamos as quatro principais diferenças do canal de relatos e da ouvidoria. São eles:  

• Escopo: A principal diferença entre Ouvidoria e Canal de Relatos está no objetivo de ambos. Enquanto para a Ouvidoria o foco é o tratamento de informações genéricas relacionadas à instituição, para o Canal de Relatos o foco é receber informações sobre desvios de conduta e infrações éticas. 

Essa diferença de propósito é refletida nos demais aspectos, como: 

• O departamento responsável pelos tratamentos de relatos – em regra, o Compliance em Canais e a Reitoria em Ouvidorias; 
• A sua estrutura de atendimento; 
• O tratamento das informações. 

Outra diferença entre a ouvidoria e o canal de relatos se refere ao sigilo das informações coletadas. O que chamamos de:

• Confidencialidade: É essencial destacar o compromisso com a confidencialidade em Canais de Relato – o que necessariamente não acontece em Ouvidorias, especialmente as internas.  

Na Aliant, empresa líder no segmento de Canais de Relato, a pessoa relatante pode informar situações de modo sigiloso, se comunicando com o setor responsável pela apuração apenas por meio de um sistema de gestão. Não é necessário se identificar durante o processo. 

Por vezes, em ouvidorias internas, é necessário verificar dados pessoais para visualizar protocolos ou a associação ao número da matrícula para dar prosseguimento no fornecimento de informações, expondo a pessoa que realiza o relato. 

• Procedimentos pós-relato: Essencial para o desfecho do relato, é o que acontece após o seu recebimento. Enquanto a ouvidoria, sob a tutela da administração ou reitoria, pode não contar com a mão-de-obra necessária ou com o conhecimento técnico suficiente para apurar determinada informação e dar o devido prosseguimento, um Canal de Relato faz parte de uma estrutura pró-conformidade que conta com Código de Conduta Ética da instituição, procedimentos internos de apuração de denúncias e até mesmo níveis de aplicação de sanções com base no fato cometido. 

• Canal e Ouvidoria possuem diferentes significados para a Universidade: A realidade é que um Canal de Relatos e uma Ouvidoria não substituem um ao outro. Ambos fazem parte de uma lógica de comunicação entre a administração e os professores e alunos. 

Ao substituir um Canal por uma Ouvidoria, coloca-se em risco a segurança dos relatantes em diferentes níveis: possível ausência de qualificação no recebimento da informação, não confidencialidade, parcialidade no tratamento da denúncia, entre muitos outros. 

A popularização de Canal de Relatos em Universidades é essencial para criar um ambiente seguro para profissionais e estudantes. Precisa de ajuda ou gostaria de saber mais? Clique aqui e converse com