O Canal de Denúncias como instrumento estratégico de gestão

Sua empresa utiliza o canal de denúncias como instrumento estratégico de gestão?

Seria ótimo se fosse diferente, mas, infelizmente, corrupção, obtenção duvidosa de benefícios próprios, assédio sexual e moral, fraudes, desvios e muitos outros comportamentos nada éticos fazem parte do dia a dia das organizações. O descumprimento de políticas, procedimentos, regras e valores deterioram o clima de uma empresa e causam prejuízos incalculáveis. É para evitar tudo isso que um canal de denúncias torna-se fundamental para gestão.
Neste contexto, ter o seu próprio Código de Ética, no qual são descritas as condutas esperadas dos funcionários é, também, muito importante, mas as pesquisas comprovam que o canal de denúncias ainda é o instrumento que mais proporciona resultado.

O canal de denúncias é um instrumento efetivo para o fortalecimento das empresas

Situações indesejadas, acredite, estão ocorrendo neste momento na sua empresa. Elas poderiam ser informadas em um canal de denúncia eficiente, que identifica cerca de 40% de todos os casos de desvio, chegando a reduzir em 59% o impacto financeiro das fraudes. Outro dado importante: empresas que têm seu canal de denúncia identificam os comportamentos não éticos cerca de sete meses antes do que aquelas que não disponibilizam a ferramenta.
A primeira recomendação é ter um canal de denúncias operado por uma empresa especializada que garanta o anonimato e total isenção de julgamento ao receber e direcionar as denúncias. Quando operado externamente, a quantidade de denúncias no canal é quase 30% superior aos que funcionam internamente. Isto porque os funcionários se sentem mais confiantes e confortáveis na hora de denunciar.

Depois de escolher uma empresa especializada e idônea, é o momento de cuidar da divulgação clara, transparente, frequente e objetiva do canal. Os funcionários só farão as denúncias se entenderem a importância delas para o sucesso da empresa e para sua própria empregabilidade. Conscientize-os e oriente-os sobre como usar a ferramenta, conte o que é feito com as denúncias, de que modo é feita a averiguação dos fatos e, se for o caso, a gestão de consequências.

O canal de denúncias deve ser acessível e fácil de usar

Garanta a todos o acesso fácil, sem custos e complicações. Geralmente, a empresa parceira define um 0800 e/ou um website para as pessoas fazerem as denúncias sem precisar se identificar. O processo para o registro das denúncias deve ser bem simplificado. As multinacionais oferecem, inclusive, a opção de escolher o idioma no qual o denunciante se sente mais a vontade para relatar o que está ocorrendo.

Prefira que a operação seja conduzida por especialistas dedicados a esta função. Certamente, eles estão capacitados em técnicas de entrevista e também para analisar os conteúdos dos relatos antes de dar prosseguimento e encaminhá-los para a empresa.

Lembre-se que um canal de denúncia somente torna-se um instrumento estratégico quando toda a empresa tem o mesmo foco: a eficaz gestão de riscos e a inteligência para priorização das denúncias e condução de averiguações que possam coibir e, quando necessário, punir os atos ilícitos.

Diante disso, é imprescindível formalizar quem serão os responsáveis pela tratativa das denúncias. O mais comum é que sejam criados padrões de operação e níveis de autonomia específicos entre as áreas responsáveis na organização, usualmente Compliance, Auditoria Interna, Jurídico e RH.

Quem não mede, não gerencia

Outra recomendação dos especialistas em Compliance é para que sejam criados indicadores gerenciais que facilitem o acompanhamento da operação e direcionem as iniciativas, tanto preventivas, quanto estruturais, para que as ocorrências denunciadas não sejam recorrentes.

Salientamos, ainda, que o canal de denúncias é um instrumento poderoso para a gestão de riscos, mas só ele não resolve todas as situações. Portanto, deve ser associado a outras ações que fortaleçam a cultura ética nas empresas.

Veja alguns exemplos:

• Comunicar, desde o primeiro dia do funcionário na empresa, e também de forma regular, as políticas e padrões internos de segurança da informação;

• Usar mecanismos de controle ativos e contínuos, como o monitoramento de e-mails corporativos e transações de processos críticos da empresa, por exemplo;

• Criar oportunidades para palestras e fóruns de discussão sobre os valores da empresa. Muitas vezes, eles só estão em quadros nas paredes, mas não há uma iniciativa concreta para que os funcionários passem a vivenciá-los no seu dia a dia.

Você já tem ou pretende adotar um canal de denúncias na sua empresa?

Conte pra gente sua experiência com este tema e também suas dúvidas!