Graças à evolução tecnológica, ficou mais fácil apurar casos envolvendo desvios de conduta ética nas organizações. As relações profissionais no dia a dia do exercício das atividades devem ser baseadas em valores sólidos. Mas, infelizmente, isto não ocorre em 100% dos casos e, seja na esfera pública ou privada, o que se vê são inúmeros casos de corrupção, assédio, enriquecimento ilícito e diversas ações imorais.
Diante dessa realidade, a empresa que não tiver uma estrutura sólida para captação e apuração de denúncias, bem como uma tratativa exemplar e transparente dos casos em desacordo ao seu código de conduta, perderão negócios e podem até desaparecer do mercado.
Mas quais são as boas práticas na apuração de denúncias? Por onde começar? Para onde evoluir? Vamos destacar, neste post, uma visão ampla do processo de denúncia: da captação – que tem importância fundamental para o estabelecimento de um ciclo virtuoso -, passando pelos papéis e responsabilidades de todos os envolvidos até a tomada de decisão sobre o caso apurado, e o desenvolvimento de ações subsequentes para prevenção e o fortalecimento do ambiente Ético da empresa. Confira!
O sucesso na etapa de apuração depende do canal de denúncias
Por mais que as lideranças tentem acompanhar de perto a rotina de trabalho de suas equipes, é muito difícil saber de tudo o que ocorre na rotina diária da organização. Acredite: nem todos os funcionários seguem os padrões de conduta ética esperados pela empresa. Dentro dessa realidade, é indispensável que a empresa constitua um canal de denúncias estruturado, por meio do qual qualquer pessoa que venha a observar um ato suspeito possa se manifestar com segurança.
Um bom canal é o primeiro passo para que a função de apuração de denúncias seja efetiva. E o ideal é que a operação deste canal seja terceirizada. O custo/benefício de terceirizar esta função é muito interessante para as organizações.
Empresas especializadas trabalham com equipes dedicadas e capacitadas para ampliar as informações relatadas, capturando fatos e dados essenciais, e construindo um entendimento sobre o denunciante e o contexto denunciado que serão importantes para a correta categorização e triagem das denúncias, conforme seu tema e nível de gravidade, e as atividades subsequentes de apuração. Tudo isso de forma segura e sigilosa para o relator, sem riscos de retaliação.
Enquanto isso, a estrutura interna da empresa poderá dedicar-se às funções mais nobres, relacionadas ao desenvolvimento da apuração e à tomada de decisão que afeta e direciona suas estruturas de negócio.
Comunicação ativa e transparente é uma exigência
Uma vez estabelecido um canal de denúncias efetivo, profissional e de fácil acesso, é hora de comunicar. Esta etapa é fundamental para que sua uma integração à cultura da empresa e correto funcionamento. Use todos os veículos de comunicação interna para explicar a criação do canal, seus objetivos e quais as formas que o funcionário tem para acessar e fazer suas denúncias, caso observe alguma conduta duvidosa.
Outro ponto importante sobre a comunicação: garanta que os líderes da empresa se apropriem da iniciativa e a divulguem pessoalmente às suas equipes. Eles não devem fazer isso simplesmente enviando um e-mail. A recomendação é que conversem com os funcionários de todos os níveis hierárquicos, comentando sobre a importância do canal, como funciona na prática e quais serão os procedimentos de apuração e gestão de consequências.
Como deve ser a estrutura de apuração?
As características organizacionais e o porte da empresa influenciam diretamente o desenho da estrutura de apuração de denúncias.
Recomenda-se o estabelecimento de duas estruturas principais: o comitê de Ética e a equipe de apuração. Em alguns contextos, estas duas estruturas podem se fundir, tornando-se função do próprio comitê a condução das atividades de apuração.
No modelo recomendado, o comitê de Ética exercerá a função de gestão da cultura de Ética e Compliance da organização, e direcionará as políticas e procedimentos necessários para tal (ex.: código de conduta ética, política anticorrupção, protocolos de investigação, e política de consequências), bem como as ações de capacitação e comunicação corporativas. Adicionalmente, terá a função de supervisão da operação do canal de denúncias, e da equipe de apuração de casos, exercendo a deliberação e tomada de decisão sobre as situações investigadas.
Sugere-se que o comitê de Ética seja formado por poucos integrantes (3 a 4), composto por executivos experientes e de áreas diferentes (ex.: Compliance, Financeiro, Jurídico e RH). O comitê de Ética deve ser, portanto, um fórum maduro e ágil dentro da empresa.
A equipe de apuração, por sua vez, normalmente é estabelecida nas áreas que lidam com riscos na organização, como o próprio Compliance, a Auditoria Interna, Gestão de Riscos e o Jurídico. Mesmo em organizações enxutas, é essencial que ao menos 2 pessoas componham a equipe de apuração, evitando-se gargalos e potenciais conflitos de interesses. Dependendo do volume de denúncias, essa atividade será conduzida em tempo parcial pelo envolvidos.
Caberá à equipe de apuração receber as denúncias processadas pelo canal, e direcionar o planejamento e execução das atividades de apuração necessárias, envolvendo outras pessoas da organização e até mesmo contratando serviços especializados de investigação quando houver necessidade. Ela deve gozar de autonomia para conduzir tais atividades, mas sempre se apoiará no comitê de Ética para orientação e deliberação, e o efetivo exercício da política de consequência.
Tecnologias e análise de dados para o desenvolvimento da apuração
As empresas possuem muitas informações disponíveis em formato digital: controles de acesso físico e lógico, comunicação corporativa (e-mails e mensagens instantâneas), imagens, bases cadastrais, transações financeiras e muito mais.
É fundamental que a equipe de apuração utilize tais dados conforme as exigências dos processos investigativos que desenvolvem. Com base nisso, poderão acelerar o entendimento sobre as denúncias, confirmando ou refutando as alegações, e municiando-se de evidências, inclusive com validade jurídica.
Esta tecnologia pode e deve ser, inclusive, utilizada de forma contínua e ativa, estabelecendo um círculo de proteção e controle sobre processos e ou grupos de pessoas que possuem maior exposição aos riscos.
Indicadores de desempenho
Um conjunto de indicadores de desempenho permitirá o acompanhamento do volume de casos tratados, dos casos pendentes e seu tempo decorrido de apuração, do tempo médio para tratamento, das conclusões alcançadas, do benefício tangível e/ou intangível produzido, e das ações depreendidas.
Através dos indicadores será possível realizar a ótima supervisão da operação do canal e da apuração de casos pelo comitê de Ética, e o melhor direcionamento de recursos e foco por parte da equipe de apuração.
E você? Como desenvolve a apuração de denúncias na sua empresa? É um processo efetivo? Quais suas dúvidas quanto a este assunto?
Conte pra gente e até a próxima.
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