Boas práticas na apuração de denúncias: casos de desvios, furtos ou roubo de ativos

A instauração dos processos relacionados à “Lava Jato” tem jogado luz sobre à questão de corrupção e outros atos ilícitos praticados nas empresas ou fora delas. É neste contexto que aumenta a necessidade de apuração de denúncias dos casos de desvios, furtos ou roubo de ativos nas organizações e de implementação da gestão de consequências.
Esta prática de desviar, furtar ou roubar ativos, que fere a ética e os valores, infelizmente, pode ser mais comum do que imaginamos e tem ocorrido entre funcionários de todos os níveis hierárquicos, incluindo, até mesmo, os principais executivos e a alta liderança das empresas.

Fraudes mais comuns na apuração de denúncias

Uma das fraudes mais comuns é a apropriação indébita de recursos, que considera desde o roubo de material de escritório, compra de produtos de uso pessoal com dinheiro da empresa ou até desfalques nos documentos contábeis e processos de compras. Esta apropriação indébita de recursos pode, até mesmo, enganar investidores e acionistas e resultar em um rombo financeiro à empresa.
Diante disso, muitas organizações têm estabelecido e difundido seu código de ética dentro de seu ambiente corporativo e entre os fornecedores, clientes e comunidade em geral, com quem têm algum tipo de relacionamento. Este documento estabelece os tipos de conduta esperada e quais são consideradas ilícitas, entre elas, os desvios, furtos e roubo de ativos.
E é fundamental que esse código esteja bem internalizado por todos os lados envolvidos nas negociações da empresa. Quer um exemplo? Ainda hoje, muitos funcionários acreditam que uma simples impressão de um documento particular, por exemplo, pode ser considerada uma atitude normal e sem consequências, o que não é verdade. Afinal, se, em uma empresa com 700 funcionários, cada um tirar uma cópia particular por dia, ao final do mês terão sido 17.500 cópias à custa da corporação. Não é pouco, não é mesmo?

Como controlar e evitar os desvios, furtos e roubo de ativos?

O código de ética, e sua divulgação, vão criando, assim, uma cultura nas empresas, que precisam, ao mesmo tempo, prever mecanismos para controlar e evitar que desvios, furtos e roubo de ativos ocorram. Uma das formas de fazer isso é com o monitoramento de e-mails.
Ao optar por esta ferramenta, é necessário que a empresa faça um trabalho prévio de orientação, divulgação e conscientização dos funcionários a respeito da segurança da informação. É preciso deixar clara a determinação de que o uso dos emails deve ser para questões estritamente profissionais, e que ele pode ser monitorado. A transparência está relacionada diretamente à ética.

A importância do canal e da apuração de denúncias efetiva

Com o código de ética e os sistemas de monitoramento bem divulgados, é hora de a empresa estabelecer um canal de denúncias estruturado e confiável, bem como uma política sobre a gestão de consequências. A contratação de uma empresa terceirizada especializada no recebimento, gerenciamento e tratamento das denúncias gera credibilidade para o canal.
A próxima etapa é o cuidado e a imparcialidade no processo de apuração de denúncias recebidas, independentemente dos seus conteúdos. Porém, nos casos de desvios, furtos ou roubos de ativos, é ainda mais importante que seja apurada a veracidade dos fatos narrados.
Caso sejam detectados indícios de que houve ou continuam havendo condutas ilícitas, deve ser realizada uma apuração de denúncias mais profunda das informações recebidas para se chegar às evidências e provas que, de fato, possam responsabilizar os envolvidos, nos âmbitos organizacional e jurídico.

Como tratar as denúncias sobre desvios, furtos ou roubo de ativos?

O ideal é que a apuração de denúncias seja conduzida por um comitê multidisciplinar, formado por representantes de diversas áreas da empresa contratante (como a Jurídica, de Relações Trabalhistas e RH) e da terceirizada.
Outro cuidado é quanto à sigilosidade das informações, evitando, assim, interpretações equivocadas, funcionários inocentes prejudicados, retaliações ou falsos julgamentos. Afinal, isto tudo só atrapalha a construção de um ambiente corporativo ético, baseado em valores morais sólidos, como a integridade.
E por último, mas não menos importante, todo o processo de apuração de denúncias deve estar amparado legalmente para que não corra o risco de ser invalidado por ações inadequadas e/ou que firam a legislação vigente.
Será que na sua empresa pode estar havendo casos de desvios, furtos ou roubo de ativos? A ICTS tem as ferramentas e as melhores práticas do mercado para ajudá-lo no recebimento, gerenciamento e tratamento de denúncias. Entre em contato com a gente e até a próxima.