Boas práticas na apuração de denúncias: casos de conflito de interesses

Segundo uma pesquisa recente, 46,9% das empresas admitem não ter estruturas organizacionais para prevenir o envolvimento ou ação de seus profissionais em atos de corrupção.
As discussões de casos de conflito de interesses passaram a fazer parte do dia a dia das conversas formais e informais por conta de investigações, delações premiadas e denúncias que revelam o cenário de corrupção no país. Porém, é comum que, nessas conversas, a discussão aborde apenas a classe política, mas os conflitos de interesses estão também muito presentes dentro do segmento privado.
Diante disso, se perguntado hoje, você saberia responder como a sua empresa trata a questão de conflito de interesses? E mais, como se dá a apuração de denúncias deste tipo? A forma como esse processo é encarado e conduzido pelas organizações pode alterar a realidade das organizações que atualmente se sentem desprotegidas ou despreparadas neste tema.
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Mas, afinal, o que é conflito de interesses?

No âmbito corporativo, o conflito de interesses se configura quando o interesse de um colaborador se sobrepõe aos objetivos e interesses da empresa, produzindo um benefício para o próprio colaborador. Alguns exemplos de conflitos de interesses comuns são:

• Recebimento de presentes ou vantagens por parte de fornecedores;
• Contratação de um fornecedor, em detrimento de outro com melhor oferta e capacidade técnica, devido a relações de amizade ou parentesco com representantes do fornecedor;
• Direcionamento do recrutamento e seleção de um novo funcionário, com o qual possui amizade ou parentesco;
• Utilização de recursos da empresa para propósitos pessoais (ex.: veículos, combustíveis, insumos/materiais de escritório, matérias-primas ou mão-de-obra)
• Favorecimento de um colaborador, por amizade ou parentesco, em eventos de promoção ou mérito;
• Relacionamento íntimo entre colaboradores que com relação de subordinação hierárquica na empresa (chefe e staff).

O conflito de interesses deve ser um item abordado nos códigos de conduta ética da organização. Em função de diferenças culturais, muitas vezes o bom senso não será suficiente para que o colaborador identifique que uma situação de conflito de interesses esteja acontecendo. Desta forma, cabe à empresa regular e difundir as práticas que considera alinhadas aos seus valores e princípios de atuação, inclusive exemplificando e definindo limites.

Confidencialidade e anonimato

Quando se fala em tratar o conflito de interesses dentro das organizações, um canal para o recebimento e apuração de denúncias bem estruturado e estabelecido na empresa é necessário para garantir que as manifestações sobre este tipo de ocorrência sejam reportadas tanto por colaboradores como por públicos externos, e sejam tratadas de forma adequada.
A garantia de anonimato ao relator e o tratamento sigiloso das informações providas é fundamental. Caso as pessoas se sintam intimidadas ou desconfiem das tratativas do canal, dificilmente ele terá credibilidade. Diante disso, as empresas vem buscando apoio em parceiros externos para operacionalizar as funções do canal e também o fluxo de apuração das denúncias, de modo que os processos investigativos sejam conduzidos de forma isenta e técnica, empregando recursos modernos, e produzindo pareceres que também são livres de conflito de interesses, e assim poderão orientar a deliberação e tomada de decisão das empresas.

Adesão ao código de conduta ética

O código de conduta ética da empresa deve ser desdobrado e conhecido, tanto por seus funcionários, como pelos fornecedores e demais terceiros. Idealmente, a adesão ao código deve ser documentada via termo de ciência/de acordo (físico ou eletrônico), e suportada por treinamentos e elementos de comunicação que simplifiquem o entendimento e assimilação dos conceitos e diretrizes estabelecidas para todos as audiências.
Desta forma, qualquer funcionário e/ou fornecedor identificado em ações que configurem conflito de interesses, não poderão alegar desconhecimento sobre as regras estabelecidas na empresa.
 

Cuidados na apuração

O esforço de apuração de uma situação de conflito de interesses deve focar-se na configuração inequívoca do dito conflito. Portanto, deve buscar evidências sobre a ação da parte denunciada que claramente fere os interesses da empresa e, sempre que possível, do retorno que esta ação promoveu ao denunciado.
Quando a investigação requer a qualificação do relacionamento entre dois indivíduos é essencial que os cuidados devidos sejam tomados para que as atividades de apuração não firam os direitos constitucionais dos envolvidos. A preservação da privacidade, por exemplo, deve ser observada a todo momento.
Felizmente, na perspectiva da empresa, existem diversas formas de conduzir uma apuração deste tipo de denúncia observando-se todos os princípios legais e morais. Inúmeras informações sobre pessoas físicas e também jurídicas são públicas e podem ser obtidas em diferentes fontes, inclusive por meio da internet.
Na própria empresa, desde que previamente informado aos colaboradores, todos os equipamentos e meios utilizados no desenvolvimento das atividades são passíveis de monitoramento pela organização. Têm-se portanto, a possibilidade de análise sobre dados trafegados nos e-mails corporativos e mensageria instantânea; sobre dados armazenados em computadores e telefones celulares da empresa, e muitos outros, que mostram-se muito efetivos para os esforços de apuração, permitindo o mapeamento de redes de relacionamento, do nível de informalidade das relações e, em última análise, a confirmação ou não da situação de conflito e do benefício auferido.
 

Atuando de forma proativa

Além dos esforços de comunicação e conscientização sobre a conduta ética esperada, e da disponibilização de um canal de denúncias profissional, as organizações podem assumir uma postura proativa frente às situações de conflito de interesses.
A utilização de monitoramentos dos e-mails, estações de trabalho e celulares corporativos, e até mesmo de publicações em redes sociais, podem ajudar e muito no mapeamento contínuo dessas situações (e também de outros contextos de risco à organização).
Contando ainda com a sinalização de irregularidades por meio da captura e análise contínua de dados em processos críticos (como licitações ou pagamentos), e com a realização de um processo rigoroso de avaliação de seus terceiros (diligências), as estruturas de gestão da Ética e compliance das organizações possuem atualmente um amplo ferramental disponível para inibir ou identificar e atuar prematuramente sobre os potenciais conflitos de interesses.
Se você busca evitar o conflito de interesses em sua organização, comece com a implantação de uma estrutura robusta de canal e apuração de denúncias, utilize ferramentas modernas de monitoramento e análise contínuas, e pratique a gestão de consequências!