Um canal de denúncias, quando implementado corretamente numa empresa, deve funcionar como um instrumento democrático, que rompe barreiras hierárquicas e oferece um meio de comunicação direta dos seus profissionais com a liderança da companhia.
Porém, surge uma dúvida: como garantir a independência no tratamento de denúncias sobre a alta gestão?
A resposta não é complicada, mas exige cuidados para que funcione na prática.
Implemente fluxos alternativos de tratamento
A partir do momento em que a organização decide pela implementação de um canal de denúncias, ela deve estar preparada para receber, analisar, priorizar e desenvolver processos de apuração sobre todos os relatos recebidos, mesmo que eles envolvam executivos da alta gestão.
Para tanto, faz-se necessário planejar e estabelecer fluxos específicos de tratamento das denúncias, que definam responsáveis, alçadas e os protocolos de atuação necessários para direcionar os casos que envolvam executivos da alta direção da empresa, bem como para direcionar também o tratamento de casos nos quais os próprios colaboradores que atuam ligados ao canal de denúncias sejam foco dos relatos.
Estatísticas recentes comprovam que 50,6% do total de denunciados são líderes e gestores das organizações.
Desta forma, torna-se realmente imprescindível que a estrutura de gestão do canal estabeleça formas e garantias para total isenção e imparcialidade na apuração dos casos que envolvam esta esfera da organização.
Afinal, como garantir a isenção e a independência no tratamento de denúncias sobre a liderança?
Utilize uma empresa terceirizada
Por mais maduros que sejam os profissionais e os fluxos alternativos estabelecidos na empresa para o recebimento e tratamento das denúncias, o vínculo empregatício torna muito difícil o exercício da independência na condução da apuração de relatos sobre a alta gestão.
Neste contexto, torna-se relevante o papel a ser conduzido por um parceiro especializado, que analise o conteúdo das denúncias, identificando aquelas que envolvem a alta gestão, direta ou mesmo indiretamente, e que tenha autonomia e efetiva independência para encaminhar o caso ao fluxo apropriado de apuração na empresa, eliminando conflitos de interesses e assegurando a condução do tratamento das informações recebidas pela empresa. Em alguns casos, o parceiro especializado pode ainda atuar na apuração efetiva do caso em questão, direcionando um parecer técnico e imparcial sobre o caso investigado.
Constitua um comitê de Ética e Compliance
A boa prática indica que um fluxo alternativo de tratamento não seja conduzido por uma única pessoa na organização (evitando-se gargalos e também conflitos de interesses). Para a grande maioria dos casos, portanto, é interessante que seja constituído um fórum colegiado, um Comitê de Ética e Compliance da empresa, que poderá direcionar o tratamento das situações que envolvam a maior parte da liderança e também os casos onde colaboradores ligados ao canal de denúncias estejam conflitados.
Este Comitê, além do papel de deliberação, poderá também exercer papel direcionador sobre a gestão da Ética e Compliance na empresa, acompanhando as ações em andamento e indicadores, definindo prioridades e iniciativas estruturantes na organização.
Para situações que envolvam o C-Level da empresa, ou mesmo membros do próprio Comitê de Ética e Compliance, algumas alternativas podem ser estabelecidas, conforme o contexto de cada organização. Por exemplo: encaminhar a denúncia ao Conselho de Administração; encaminhar a denúncia a fóruns de gestão que estejam no exterior (para empresas multinacionais); encaminhar a denúncia para dois ou mais executivos não envolvidos na denúncia (tratamento caso a caso) e outros.
A regra de ouro é proporcionar um processo de apuração que seja desprovido de conflitos de interesses e de componentes emocionais, que permita apurar denúncias de quaisquer colaboradores da empresa, e que garanta o tratamento técnico e independente das informações denunciadas com agilidade, assertividade e idoneidade, reforçando assim o grau de confiabilidade do Canal para seus colaboradores e demais públicos.
Gostou deste post? Então, que tal saber mais sobre a importância da implantação de um canal de denúncias terceirizado? Se tiver alguma dúvida, escreva um comentário pra gente.
Até a próxima.
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