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Uso do Canal de Denúncias: Brasil x Europa

Posted on janeiro 10, 2019 - 7:44 pm by ictsdenuncia

Recentemente, a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) publicou em seu blog um artigo com informações sobre a implementação e o uso do Canal de Denúncias em empresas europeias e internacionais. Maior organização antifraude do mundo, a ACFE fez suas conclusões com base em um estudo que envolveu 200 empresas, autoridades e outras organizações que utilizam sistemas para o registro de denúncias e irregularidades.

Cenários de evolução são semelhantes

Durante o ano de 2017, com a exposição de desvios de conduta relevantes e maior incidência de prejuízos, nos países europeus houve um progressivo reconhecimento da importância das denúncias como forma de descobrir, investigar e tratar irregularidades no ambiente corporativo. Como consequência, muitos países entenderam a necessidade de proteger seus denunciantes, criando legislações específicas para o resguardo dos mesmos.
Tal evolução na mentalidade para com denúncias e denunciantes foi igualmente observada no cenário brasileiro. De acordo com o estudo de 10 anos de Canal de Denúncias, realizado pela ICTS Outsourcing, houve aumento considerável no volume, relevância e utilidade dos Canais de Denúncias no Brasil. A partir de 2009, com o início da Operação Lava Jato e em 2014, com a aprovação e implementação da Lei Anticorrupção, os Canais de Denúncias passaram a ser parte integrante dos programas de Compliance e, assim, vistos como fundamentais para a efetividade no combate à corrupção.

Comparativo indica uso mais amplo do canal de denúncias no Brasil

Alguns tópicos-chave destacam-se no estudo europeu:

O Canal de Denúncias está se popularizando nas organizações europeias

As organizações participantes do estudo europeu relataram um maior recebimento de denúncias em 2017 quando comparado aos anos anteriores. As estatísticas mostraram que, em média, as empresas receberam 1 relato por ano para cada grupo de 400 colaboradores – o equivalente a 0,2 relatos/mês para cada grupo de mil funcionários.
Com a popularização do Canal de Denúncias, mais empresas ampliaram o acesso ao canal e, agora, incluíram grupos externos – como fornecedores e clientes.
No Brasil, o movimento em prol do Canal de Denúncias mostra-se estabelecido há mais tempo. Este instrumento já é aceito e bem visto nas organizações brasileiras e/ou que operam no Brasil, o que fica claro na comparação das estatísticas de utilização do Canal: no Brasil observa-se uma média de 3,5 relatos para cada grupo de mil funcionários – 17 vezes maior do que os 0,2 relatos/mês observados na Europa.
Além da predominância da participação de colaboradores no registro das denúncias brasileiras, o público externo teve aumento em sua parcela de contribuição. Em 10 anos de estatísticas levantadas pela ICTS, clientes e fornecedores mostraram-se mais participativos. Clientes foram os responsáveis por 7,1% das denúncias; somente em 2017, o percentual avançou para 8,4%. Já os fornecedores tiveram a parcela de 4,5% dos relatos em 10 anos; somente em 2017, essa parcela avançou para 5,9%.

Registros eletrônicos são predominantes

Sobre a origem dos registros, a avaliação europeia chegou à conclusão de que cerca de 90% das denúncias foram feitas por meio de registros eletrônicos (website, formulários eletrônicos ou e-mail). Com o número cada vez maior de smartphones com acesso à internet, a facilidade em denunciar via web parece substituir a preferência anterior, pelas linhas telefônicas. Após a implementação da GDPR – Regulamento Geral Sobre a Proteção de Dados –, os denunciantes sentem-se ainda mais seguros em fazer seus relatos on-line.
No Brasil, este número correspondeu à 55% das denúncias feitas ao longo de 10 anos dentro dos canais operados pela ICTS Outsourcing. Já os registros realizados por voz foram os responsáveis por 40% das denúncias, mostrando que, apesar do avanço tecnológico, nosso país ainda segue valorizando a abordagem direta e pessoal. Quando corretamente operadas, as linhas telefônicas maximizam a velocidade e efetividade dos processos de apuração das denúncias, já que oferecem maior riqueza na interação com os denunciantes.

Perspectiva: o caminho para a denúncia

Disponibilizar um canal acessível para denúncias não é sinônimo de receber mensagens irrelevantes, relatos feitos com má fé ou outras reações negativas dos funcionários. Muito pelo contrário: as organizações europeias pesquisadas indicaram que, sem o Canal de Denúncias, as informações levantadas seriam muito difíceis de serem obtidas de outras maneiras.
Ainda que as diferenças culturais e legislativas sejam latentes entre Brasil x Europa, existe um senso comum. Nos estudos da ICTS Outsourcing foi possível obter uma visão clara sobre a importância da especialização dos profissionais que atuam na triagem e qualificação das denúncias. Em 10 anos, quase 1/3 do total de denúncias foram classificadas como “não-qualificadas”. É a triagem especializada que permite a redução do ruído sobre as informações registradas no canal, direcionando os esforços das empresas para os relatos que, de fato, possuem os atributos necessários para serem averiguadas.
E a sua empresa, já possui um Canal de Denúncias corretamente estruturado? Deixe o seu comentário ou entre em contato com os nossos especialistas.

O apoio de novas tecnologias no combate à corrupção nas empresas

Posted on novembro 12, 2018 - 6:07 pm by ictsdenuncia

Os tempos agora são outros. Com o advento de novas tecnologias, situações como a corrupção, antes difíceis de serem identificadas e evidenciadas, agora deixam rastros digitais que podem ser detectados e analisados, em tempo real ou ao longo de um processo investigativo, ampliando de modo relevante a capacidade das organizações combaterem este e outros tipos de atos ilícitos que acontecem em seu ambiente de trabalho e em suas interfaces.
Dentre as contribuições trazidas pela evolução tecnológica, destacam-se o Big Data e o Data Analytics, que contribuem de forma relevante nas estruturas de controle e investigações. Estas tecnologias viabilizam o processamento e análise de grandes volumes de dados, capturados de diversas origens, que quando correlacionados, tornam-se uma rica fonte para análise, e até mesmo, para o desenvolvimento de algorítimos preditivos. Além dos ganhos de eficácia, essas novas tecnologias proporcionam mais eficiência aos esforços de apuração das irregularidades.
Os dados analisados podem contemplar logs de acesso físico às instalações, registros de áudio e vídeo, comunicações via e-mail, logs de acesso lógico às redes de computadores, sistemas e sites na internet. Por meio de ferramentas forenses, até mesmo os arquivos apagados podem ser recuperados de discos rígidos das estações de trabalho e celulares corporativos. Além destas, existem muitas outras fontes de dados digitais disponíveis dentro do ambiente das próprias organizações.
Porém, as fronteiras da empresa não são um limite para a obtenção de dados. Crawlers permitem a varredura de publicações na internet, em sites, microblogs, redes sociais e marketplaces – como o Mercado Livre. Além disso, diversos órgãos públicos e privados oferecem informações sobre qualquer pessoa física ou jurídica.
Empregando-se os conceitos e ferramental relacionados ao Big Data e Data Analytics, sobre as fontes internas e externas de dados, faz-se possível compreender diversos aspectos sobre colaboradores, candidatos, fornecedores, clientes e a comunidade em geral – dentre eles, o perfil comportamental, o estilo de vida, a rede de relacionamentos e até mesmo a situação patrimonial, posição societária e histórico creditício e judicial de uma pessoa que esteja sendo o foco de uma investigação corporativa.
Essa capacidade de “garimpar” dados e identificar comportamentos, relacionamentos e até mesmo evidências de irregularidades cometidas, é alimentada ou complementada por informações coletadas por meio de denúncias.

A contribuição do Canal de Denúncias

A contribuição de denunciantes – sejam eles colaboradores ou não – através de um Canal de Denúncias efetivo, também permitirá o desenvolvimento de correlações entre os fatos apurados e a miríade de dados processados e analisados pela empresa. Além do relato em si, o uso do Canal de Denúncias aporta evidências em formato digital, tais como e-mails, gravações de áudio, fotos e vídeos.
O próprio Canal de Denúncias em si não deixa de ser um exemplo da evolução tecnológica a serviço do combate à corrupção e outros desvios. Com o apoio da internet, dos smartphones e das conexões globais de dados e telefonia, o canal interliga o denunciante com a estrutura especializada de captação de denúncia. Permite total segurança e anonimato. Oferece a possibilidade de interação eletrônica para enriquecimento de informações e uma série de funcionalidades que agilizam a etapa de investigação ao mesmo tempo em que preservam o sigilo e confidencialidade das informações.
As tecnologias comentadas aqui já estão disponíveis e em franca utilização. No entanto, há novidades no horizonte, como o Deep Learning e aplicações para análise de linguagem natural, que quando empregadas com inteligência, continuarão revolucionando as práticas e capacidades de detecção e combate às irregularidades nas empresas, fortalecendo sua atuação preventiva e investigativa.
Gostaria de contar com uma estrutura completa e efetiva para detecção, captura, monitoramento e análise contínua de situações que trazem riscos ao seu negócio? Entre em contato com os especialistas da ICTS Outsourcing e descubra como aliamos expertise e novas tecnologias em nossa plataforma integrada de serviços para gestão de Riscos, Ética e Compliance.

O assédio moral no ambiente de trabalho

Posted on novembro 5, 2018 - 2:43 pm by ictsdenuncia

Há alguns anos o mercado vivencia, de modo mais intenso, possivelmente estimulado pelas novas gerações que chegam ao mercado de trabalho, um crescente movimento em prol de ambientes de trabalho éticos e saudáveis, que promovam bem-estar em suas relações. Porém, apesar dos esforços envidados pelas empresas, condições como o assédio moral, que submetem os colaboradores a situações que desestabilizam sua dignidade e integridade psíquica e física continuam sendo um desafio à gestão empresarial.
O assédio moral consiste na exposição prolongada e repetitiva de colaboradores à ataques que provocam constrangimento e humilhação, ameaçando seu emprego ou degradando o clima de trabalho.
Semelhante ao bullying praticado em outros ambientes, o assédio moral no trabalho pode ser cometido por uma única pessoa ou, até mesmo, por um grupo de trabalhadores que têm como objetivo enfraquecer moralmente a vítima.
Também conhecido como mobbing, o assédio moral pode ocorrer por meio de ações, omissões, gestos, palavras ou textos escritos, sempre com o intuito de atacar a autoestima da vítima e destruí-la psicologicamente.
Atualmente, existem no Brasil leis municipais e estaduais que coíbem a prática do assédio moral no âmbito da Administração Pública. Além disso, desde 2010 encontra-se em debate no Congresso Nacional um projeto de lei (PL 6757) que busca criar uma legislação federal abrangente sobre essa questão.
Enquanto isso, nesse contexto legal difuso, cláusulas da nossa Constituição Federal, do Código Civil e da CLT vêm sendo utilizadas pelo Judiciário para balizamento e direcionamento da qualificação e punição da prática de assédio moral nas empresas, sejam elas privadas ou estatais.

As formas de manifestação do assédio moral no trabalho

O assédio moral pode se manifestar de diferentes formas na organização, sendo tipicamente classificado como:

Assédio moral vertical descendente: é o mais comum, ocorrendo quando o colaborador que está em nível hierárquico mais alto pratica a violência contra seus subordinados.
Assédio moral vertical ascendente: quando o subordinado pratica o assédio contra seu superior.
Assédio moral horizontal: praticado e vivenciado por colaboradores que estão em mesmo nível hierárquico, não havendo relações de subordinação entre eles.
Assédio moral misto: qualificado quando há, simultaneamente, um assediador vertical e outro horizontal atuando sobre a vítima do assédio. É a forma onde o assediado é atingido por todos – desde seus colegas de trabalho até seu gestor ou gestores da empresa.

Números do assédio moral no trabalho

Ao longo de uma década de operação especializada em Canais de Denúncias, a ICTS Outsourcing observa que os relatos enquadrados na categoria de “Relacionamento Interpessoal” são predominantes nas empresas, chegando a 43,9% das denúncias recebidas. Dentro desta categoria, praticamente a metade das denúncias é ligada ao grupo “Práticas Abusivas”, que engloba o assédio moral, o assédio sexual, as agressões e as discriminações.
Individualmente, o assédio moral é a situação mais denunciada nos canais de denúncias operados pela ICTS Outsourcing nesta última década, representando 12,1% de todos os registros.
O assédio moral descendente é de fato o mais presente, com 74,5% dos casos. O assédio horizontal perfaz 12,5% dos casos, e há 4,3% de registros de assédios verticais ascendentes. Em menor proporção, verifica-se ainda o assédio cometido por outros grupos – como fornecedores e, até mesmo clientes.
Em nossa experiência prática, as principais ações dentro do ambiente de trabalho denunciadas como assédio moral envolvem:

prática de insultos e ameaças, que podem ser verbais ou até mesmo envolver agressões físicas;
críticas, atribuição de erros irreais e brincadeiras inadequadas que expõem e constrangem o colaborador, em público ou não;
boicote ou imposição de dificuldades sistemáticas ao exercício das atividades de um colaborador;
sobrecarga de tarefas ou imposição de tarefas com instruções imprecisas ou confusas.

A responsabilidade da liderança

O grande desafio da liderança perante o assédio moral está no enraizamento dessa prática na cultura da organização. Nem todos enxergam e compreendem a gravidade do problema, que traz prejuízos tangíveis, criando-se barreiras para o combate efetivo do assédio moral no ambiente de trabalho.
Mais do que mudar o comportamento das pessoas, é preciso moldar o contexto em que elas coexistem, promovendo real conscientização e, consequentemente, uma mudança permanente de atitude.
Para além do patrocínio executivo, Códigos e Comitês de Ética ou comunicações e treinamentos sobre o tema, faz-se necessária a implementação de iniciativas para:

minimizar o ingresso ou ascensão de profissionais com valores éticos não alinhados à organização (ex.: análises de perfil psicológico, levantamento e análise de referências, aplicação de questionários e entrevistas de Compliance individual);
proporcionar capacidade detectiva para a organização (ex.: monitoramento de comunicação corporativa – e-mails, mensageria instantânea, ambientes de colaboração);
estimular a manifestação de irregularidades (ex.: canal de denúncias, avaliações periódicas de desempenho, entrevistas de desligamento);
proporcionar um processo de investigação especializado, célere e consistente, com balanço de consequências efetivo.

E você, como enxerga o assédio moral na sua organização? Caso queira conhecer mais sobre como minimizar a ocorrência e os impactos negativos do assédio moral na sua empresa, entre em contato conosco.
A ICTS Outsourcing opera serviços integrados que podem turbinar o programa de Ética e Compliance da sua empresa.

A contribuição de públicos externos por meio do Canal de Denúncias

Posted on outubro 8, 2018 - 11:17 am by ictsdenuncia

Quando bem estruturado, um Canal de Denúncias torna-se um mecanismo altamente eficiente para a resolução de problemas estruturais dentro das organizações, permitindo a descoberta e o correto endereçamento de desvios de conduta e irregularidades. Promove assim, um ambiente empresarial ético e sustentável.
Ainda que os colaboradores sejam os principais responsáveis pelos registros de denúncias, a participação do público externo às organizações vem crescendo, alertando as empresas sobre a importância do correto tratamento destes relatos.
Clientes, parceiros e fornecedores estão atentos aos desvios de conduta e irregularidades eventualmente cometidos pelas organizações com as quais mantém uma relação comercial ou de consumo.
De modo a atenuar consequências negativas para o ambiente e imagem corporativos, é preciso saber orientar e conquistar este público externo para que suas observações sejam direcionadas para o Canal de Denúncias, recebendo um tratamento efetivo.

A contribuição dos públicos externos: o que dizem as estatísticas?

Segundo levantamento de dados feito pela ICTS Outsourcing ao longo de 10 anos de operação especializada em Canais de Denúncias, o colaborador é responsável por 85,9% dos relatos registrados. No entanto, a análise da série histórica da participação dos públicos externos à organização sinaliza um crescimento importante ao longo do tempo.
No período de dez anos, os Clientes contribuíram com o registro de 7,1% das denúncias e, somente em 2017, foram responsáveis por 8,4% dos relatos recebidos via Canais de Denúncias operados pela ICTS Outsourcing, sinalizando uma tendência de alta.
Já os Fornecedores corresponderam a uma fatia de 5,9% das denúncias em 2017, atingindo um patamar 31% superior ao índice de 4,5% verificado no acumulado de dez anos.

Quais as consequências para minha empresa?

O aumento na participação do público externo evidencia que as organizações são avaliadas além das paredes que as limitam. Casos antiéticos mancham a imagem de uma empresa não somente em seu ambiente interno como, também, nas demais esferas com as quais ela se relaciona.
Os relatos de clientes e fornecedores têm parcela representativa nas denúncias sobre “descumprimento de políticas, normas e procedimentos” e, também, na sinalização de “má intenção/ilícitos”. Uma empresa que tenha sua reputação comprometida diante da sociedade terá um caminho árduo a percorrer para reverter este quadro. Um verdadeiro esforço de turnaround Ético se faz necessário e, mesmo assim, em alguns casos, pode não ser suficiente para evitar o pior.
Frente ao risco reputacional envolvido, é necessário antecipar-se. O envolvimento e o estímulo ]à denúncia deve abranger os públicos externos da organização. É preciso utilizar essa “contribuição externa” de forma proativa e propositiva.
Sintonizar clientes, parceiros e fornecedores com os propósitos e valores da empresa, dar visibilidade em relação ao código de conduta ética e acesso ao Canal de Denúncias são elementos fundamentais.
Uma vez que estejam seguros e estimulados a denunciar, o aspecto-chave no estabelecimento e fortalecimento da relação de confiança é o tratamento tempestivo e especializado que se deve dispensar sobre as informações manifestadas, ratificando o discurso de Ética e transparência por meio de ações práticas e consistentes no dia a dia. Somente este tipo de retorno poderá transformar seu público externo num valoroso aliado no combate aos desvios e irregularidades que, inevitavelmente, atravessam o caminho das empresas.
Como sua empresa dá publicidade ao seu Canal de Denúncias? Todos os públicos conhecem a existência do Canal? Qual o tratamento dispensado sobre os relatos recebidos?
São perguntas importantes e que precisam ser endereçadas como parte de um Programa de Ética e Compliance efetivo, elemento cada vez mais necessário para a competitividade e sustentabilidade de qualquer organização.
Deixe seu comentário ou entre em contato com um de nossos especialistas e saiba como podemos fortalecer a Ética e o Compliance na sua empresa.

O papel social do Canal de Denúncias na violência contra a mulher

Posted on agosto 22, 2018 - 12:00 am by ictsdenuncia

Criada para proteger as mulheres vítimas de violência, a Lei Maria da Penha completa 12 anos no mês de agosto. Ainda que os casos de violência contra a mulher tenham ganhado ótica jurisprudente, as estatísticas e acontecimentos recentes demonstram que, mesmo com o amparo da lei, as mulheres seguem sendo as grandes vítimas nas narrativas de violência e homicídio.
Como nos demais anos, 2018 foi marcado por ocorrências que ganharam grande notoriedade. O assassinato de Marielle Franco e, mais recentemente, o caso de Tatiane Spitzner – encontrada morta após cair da sacada de seu apartamento – deram respaldo para discussões ainda mais aprofundadas sobre o tema – que, por muitas vezes, não recebe atenção expressiva frente às estatísticas levantadas em relação à violência contra a mulher.
Segundo o Atlas da Violência, divulgado no segundo semestre de 2018, somente em 2016, 4.645 mulheres foram assassinadas no País – o que representa uma taxa de 4,5 homicídios para cada 100 mil brasileiras. Ainda de acordo com o Atlas da Violência, em dez anos observou-se um aumento de 6,4% nos casos de homicídio de mulheres.
Embora a questão pareça distante do mundo corporativo, os dados sobre a violência contra a mulher também exercem impacto altamente prejudicial à economia. Segundo pesquisas da Universidade Federal do Ceará e do Instituto Maria da Penha, as vítimas perdem, em média, 18 dias de trabalho ao ano apenas por consequência direta das agressões domésticas sofridas. As consequências na carreira destas mulheres envolvem menor estabilidade, menos tempo de permanência em seus cargos e, também menor produtividade no exercer de suas tarefas.
A comoção pública manifestada frente aos acontecimentos dá sinais de que a violência contra a mulher está deixando de ser naturalizada. Assim, se a legislação e as políticas públicas ainda não mostram-se verdadeiramente eficazes no combate às violências de gênero, encontrar alternativas que eduquem, difundem direitos e conscientizem sobre a necessidade de aprimoramento dos mecanismos de enfrentamento é medida fundamental para contribuir com a preservação de vidas.

O dever da iniciativa privada

Uma organização é composta por pessoas. Assim, gêneros, classes sociais, crenças e vivências completamente distintas se misturam, dando origem à realidade de cada colaborador. Ainda que não haja responsabilidade direta, uma empresa pode tornar-se grande agente na transformação pessoal de cada um. Através da disseminação de orientações e do oferecimento de suporte, é possível contribuir positivamente não somente no ambiente de trabalho como, também, nas questões vividas externamente, fora do espaço da organização.
São escassas as empresas que olham para o que acontece com os colaboradores além das suas instalações – principalmente quando o assunto refere-se à violência contra as mulheres. Porém, na contramão desta realidade, grandes empresas referências em inclusão e diversidade já mostram-se atentas ao tema e, assim, vêm criando estruturas internas de proteção à mulher. As medidas desvendam cada vez mais qual o papel da iniciativa privada na mitigação dos casos: aquele que descarta a omissão e que tem a consciência de que é possível salvar vidas com simples ações recorrentes.

Como o Canal de Denúncias pode fazer a diferença nas estatísticas?

A principal preocupação das companhias engajadas no combate à violência de gênero é a de que suas colaboradoras sejam vítimas do feminicídio, tendo suas vidas interrompidas por omissão de toda uma sociedade. Desta forma, toda e qualquer medida que estabeleça um canal de comunicação para além dos fatores internos da empresa pode estabelecer um grande elo de suporte e apoio a quem sofre com a violência doméstica.
A Magazine Luiza, por exemplo, que já possuía um Canal de Denúncias voltado para desvios de comportamento ético e irregularidades frente a políticas internas, regulações e leis, após vivenciar uma experiência de feminicídio, criou com apoio especializado uma nova linha de comunicação voltada para casos de violência doméstica envolvendo suas colaboradoras.
O Canal da Mulher promove um ambiente seguro para a manifestação, onde as colaboradoras interagem com uma equipe também de mulheres, preparada para o ótimo acolhimento e direcionamento de cada caso.
Como a sua empresa cuida deste tema? Qual suporte oferece para combater os casos de violência contra a mulher?
Conte com toda a expertise da ICTS Outsourcing para a implementação de um Canal de Denúncias especializado, que ouça, compreenda e oriente as colaboradoras da sua empresa.
Deixe o seu comentário ou entre em contato com os nossos especialistas.

Maximize seu processo de apuração das denúncias: boas práticas

Posted on agosto 9, 2018 - 11:58 pm by ictsdenuncia

O Canal de Denúncias proporciona às empresas um instrumento efetivo para conhecimento, diagnóstico e atuação sobre uma ampla gama de irregularidades. Sua implementação requer conhecimento, planejamento e execução precisos.
Eliminar as barreiras do ato de denunciar requer um mecanismo seguro para quem denuncia, que permita o anonimato quando desejado, conduza tecnicamente o acolhimento e desenvolvimento do contato com o relator, e possua diretrizes e procedimentos de operação maduros e formalizados.
Uma vez que as denúncias começam a ser manifestadas ao canal, faz-se necessária a apuração tempestiva de suas informações. Este processo deve ser conduzido de forma consistente, baseado em protocolos de tratamento, fluxos e autonomias pré-definidos, preservando o sigilo dos envolvidos. Seu resultado deve permitir a efetiva deliberação e aplicação do balanço de consequências sobre as irregularidades comprovadas.
A seguir apresentamos algumas boas práticas para apuração dos principais tipos de denúncias recebidas num canal:

Assédio Moral, Assédio Sexual, discriminação e agressão

Não tome partido. Emoções, pontos de vista e preconceitos devem ficar de fora do processo investigativo, o que requer um esforço consciente.
Analise o caso em colegiado. Se possível, envolvendo pessoas do mesmo gênero/grupo das vítimas, assegurando uma perspectiva ampla da situação.
Ao longo do processo investigativo, proteja igualmente denunciantes, denunciados e testemunhas.
Utilize o monitoramento e análise de e-mails e outras ferramentas de colaboração corporativas para mapear redes de relacionamento, compreender o perfil comportamental dos envolvidos e obter evidências sobre os desvios de denunciados.
Monitoramentos na internet, em redes sociais, também colaboram com o processo de apuração e construção do perfil comportamental dos envolvidos.
Verifique registros de acesso físico e imagens de CFTV para ratificar a presença dos personagens envolvidos na denúncia nos locais onde os fatos se desenrolaram.
Colha testemunhos sobre os envolvidos e situações denunciadas. Empregue entrevistadores especializados na coleta dessas informações.
Nos casos de assédio moral, busque elementos para configurar a frequência da ação do assediador sobre a vítima.

Conflito de interesses e corrupção

Foque-se na configuração do conflito, evidenciando a ação que fere os interesses da empresa e o retorno que esta ação promoveu ao denunciado. Em casos de corrupção, deve-se evidenciar a ação/omissão do polo ativo e/ou passivo que produziu a vantagem indevida e sua contrapartida.
Utilize o monitoramento e análise de e-mails e outras ferramentas de colaboração corporativas para mapear redes de relacionamento, compreender o nível de informalidade das relações e coletar evidências da situação de conflito e benefício auferido.
Empregue técnicas forenses para monitorar estações de trabalho, telefones celulares corporativos, acesso à redes e sistemas e analisar dados de logs e discos rígidos (inclusive arquivos deletados).
Confirme via controles de acesso e agendamento de reuniões e as datas/horários de interações entre as partes.
Utilize fontes públicas. Inúmeras informações sobre pessoas físicas e jurídicas podem ser obtidas na internet (redes sociais, sites governamentais, poder judiciário) e em cartórios.
Quando aplicável, estenda a investigação sobre o núcleo familiar ou de negócios dos envolvidos, dado que as relações e contrapartidas podem se desenvolver de forma indireta.
Envolva no processo investigativo somente as pessoas que terão ação efetiva sobre o caso, e pratique o fracionamento dos levantamentos e informações.
Em casos de corrupção, o departamento ou assessoria jurídica da empresa devem ser envolvidos desde o início do processo investigativo.
Não atravesse o sinal vermelho. Sempre observe as leis e proteja os direitos constitucionais dos envolvidos.

O papel do Comitê de Ética

A constituição de um Comitê de Ética multidisciplinar, envolvendo executivos da estrutura organizacional da empresa, é uma ação fundamental para o sucesso do canal de denúncias numa organização.
Este comitê estabelecerá as políticas, procedimentos e autonomias relacionadas com o processo de apuração das denúncias, atuando também na deliberação sobre casos específicos, aplicação de medidas disciplinares, e direcionamento de ações corretivas e preventivas.
Sua estrutura colegiada evita conflitos de interesse e promove a governança e o pleno funcionamento do canal e de toda a estrutura de gestão da Ética e Compliance na empresa.

Quer se aprofundar neste tema?

Para outras informações, confira nossos outros artigos sobre “Boas práticas na apuração de denúncias” já publicados neste blog:
Boas práticas na apuração de denúncias – por onde começar e para onde evoluir
Boas práticas na apuração de denúncias – casos de assédio, discriminação, agressão
Boas práticas na apuração de denúncias – casos de conflitos de interesses
Boas práticas na apuração de denúncias – casos de corrupção
Boas práticas na apuração de denúncias – implicações do envolvimento de agentes externos

Denúncias anônimas: saiba trabalhar com esta fonte de informação valiosa

Posted on julho 26, 2018 - 11:53 pm by ictsdenuncia

Se você já fez o download do nosso e-Book “O Canal de Denúncias na prática: estatísticas da operação ICTS Outsourcing em 10 anos”, então sabe da importância do anonimato na implementação de um canal de denúncias efetivo. Nada menos do que 72,4% dos relatos recebidos pelos Canais de Denúncias operados pela ICTS Outsourcing entre 2008 e 2017 foram realizados de forma anônima.
O anonimato é, antes de mais nada, um instrumento fundamental para permitir que denunciantes manifestem informações sobre seus gestores e líderes de alta hierarquia sem que sofram retaliações. Trata-se, portanto, de um elemento essencial para proteção das fontes de informação do canal.
Porém, até poucos anos atrás, a oferta do anonimato era um assunto controverso no mercado. O grande receio das empresas era de que o anonimato fosse utilizado para beneficiar pessoas que quisessem utilizar o canal de denúncias para benefício próprio, plantando informações para prejudicar alguém, disseminando fofocas, etc, o que distorceria o propósito inicial do canal.
Este risco obviamente existe numa operação de canal, mas pode e deve ser minimizado pelo emprego de estratégias de comunicação e uma triagem especializada, capaz de direcionar e concentrar os esforços de investigação somente sobre as informações relevantes.
Na prática, as estatísticas mostram que a quantidade de informações de qualidade recebidas de forma anônima é muito mais significativa do que os registros onde existe a tentativa de uso indevido do canal.
Comparando-se com denúncias identificadas, a única desvantagem do relato anônimo reside no tempo de apuração, cuja média é 22% superior. Efetivamente, um detalhe pouco significativo versus os benefícios trazidos pela oferta do anonimato.
E isto vem sendo reconhecido não somente pelas empresas, mas também pela nossa sociedade. Atualmente, inclusive impulsionado pela Lei Anticorrupção e outras regulações, a grande maioria dos canais de denúncia oferecem o registro anônimo, confirmando que este paradigma já foi superado.
O melhor aproveitamento das denúncias anônimas requer especialização. A seguir listamos os pontos principais a serem considerados:

Estruture e exerça uma triagem ativa e objetiva sobre as denúncias, com foco em gestão de riscos. A qualificação dos relatos é fundamental para a efetividade do canal de denúncias.
Priorize e foque seus esforços de apuração sobre casos que possuam objetividade, riqueza suficiente, comprometimento da fonte e relevância para a empresa.
Conte com profissionais capacitados em técnicas de entrevista e análises de conteúdo. Em outros posts já falamos sobre este nível de profissionalização necessário numa operação de canal. Não é para principiantes!
Utilize um sistema para registro das denúncias que permita a posterior interação com fontes de informação anônimas. Será bastante útil para complementação de informações e o prosseguimento das atividades de investigação da denúncia.

Evitar e desestimular os possíveis abusos permitidos pela oferta do anonimato requer preparo.
Metodologia, técnicas especializadas e uma equipe e sistema apropriados são atributos necessários para que o seu Canal de Denúncias usufrua do valor das denúncias anônimas e maximize o sucesso deste instrumento em sua organização.

Canal de Denúncias efetivo: transforme a realidade da sua organização

Posted on julho 19, 2018 - 10:07 pm by ictsdenuncia

A implementação de um canal de denúncias efetivo é normalmente um dos primeiros passos adotados pelas organizações quando desejam estruturar seus programas de Ética e Compliance.
Não é por acaso. O canal de denúncias, quando adequadamente operado e gerido, será de fato um importante elemento de transformação do ambiente de trabalho e da cultura Ética da organização.

Direcionando o foco de atuação da gestão

Já comentamos em textos anteriores sobre o papel de inibição que o canal de denúncias promove nas empresas, desencorajando o descumprimento das “regras do jogo” definidas.
Também já abordamos o papel de reação e ruptura suportado pelo canal, que se desenvolve na medida em que a apuração das denúncias acontece de forma profissional e consistente, e coloca um fim sobre às irregularidades informadas.
Porém, há um terceiro papel do canal de denúncias, que se for corretamente explorado e desenvolvido, será o verdadeiro vetor de mudanças no contexto organizacional: o papel de melhoria contínua.
Seja com base nas informações reportadas nas denúncias, ou a partir do resultado dos processos de apuração, toda denúncia deveria promover um “insight organizacional”, despertando na gestão a necessidade de desenvolver ações que irão eliminar ou ao menos reduzir a probabilidade de reincidência das irregularidades recém denunciadas e constatadas.
Um canal de denúncias efetivo é aquele capaz de exercer simultaneamente estes três papéis, proporcionando os efeitos corretivos desejados, mas também direcionando e suportando a atuação da gestão da empresa para um foco preventivo, estruturante e verdadeiramente transformador.

Utilizando o canal de denúncias como motor do Compliance

As informações coletadas nas denúncias e levantadas nos processos de apuração são extremamente valiosas para uma organização. Elas irão demonstrar na prática os pontos frágeis da empresa que precisam ser aprofundados e equalizados de forma definitiva.
A partir de denúncias, a empresa pode perceber, por exemplo, a necessidade de otimizar seus processos e controles para o recrutamento e seleção, visando evoluir o perfil de conduta ética dos colaboradores que atuam em determinadas posições na empresa, ou ainda o fluxo de contratação de fornecedores, estabelecendo o monitoramento das ações de seus compradores, das negociações realizadas, e aportando maior rigor na condução de diligências dos potenciais parceiros e na gestão dos contratos.
O canal pode ainda sinalizar a necessidade de desenvolvimento de novas políticas e procedimentos, ou então de novos treinamentos e comunicados para colaboradores e terceiros.
As denúncias tem a capacidade de expor e, muitas vezes, quantificar, riscos de negócio não previamente mapeados ou completamente compreendidos, retroalimentando todo o ciclo de gestão de Riscos, Ética e Compliance na organização.
Torna-se latente, portanto, a relevância do canal de denúncias nas empresas, não sendo apenas mais um elemento do programa de Ética e Compliance, mas um agente ativo e inter-relacionado com todos os demais elementos que compõem o programa.
Quando bem implementado, o canal será o motor do Compliance na sua organização, promovendo na prática a Ética, integridade e o cumprimento de políticas, regulamentações e leis.

Promovendo as boas práticas na sua organização

Vem tornando-se cada vez mais claro aos empresários e executivos das organizações que o tema Ética e Compliance não é um conceito utópico ou uma visão cor-de-rosa de mundo.
Encarar a gestão da Ética e Compliance com seriedade e profissionalismo produz resultados muito práticos, tanto qualitativos como quantitativos, que são percebidos e valorizados como diferenciais competitivos pelo mercado, colaboradores, parceiros, clientes e sociedade. Trata-se portanto, de um ingrediente relevante para a estratégia de sustentabilidade e perenidade das organizações.
Neste contexto, a estrutura de Ética e Compliance da empresa precisa ser continuamente avaliada e desenvolvida. Seja por meio de pesquisas internas que avaliem o Compliance Organizacional, ou de auditorias periódicas dos componentes de seu programa, ou ainda pela busca e manutenção de certificações de mercado, como o selo Pró-Ética (), é fundamental garantir o alinhamento da sua empresa com as melhores práticas de mercado.
Quer implantar ou evoluir seu canal de denúncias? Gostaria de expandir e fortalecer a cultura de Compliance na sua organização? Entre em contato conosco.
Até mais.

GDPR: como essa regulação europeia pode afetar o seu Canal de Denúncias?

Posted on maio 25, 2018 - 11:50 pm by ictsdenuncia

A GDPR – General Data Protection Regulation, ou Regulação Geral de Proteção de Dados é um conjunto de diretrizes adotadas pela União Europeia em 2016, em vigor a partir de 25 de maio, e que produz um efeito global, afetando quaisquer empresas que processem dados pessoais de cidadãos da comunidade europeia.
De acordo com a União Europeia, a GDPR veio “para harmonizar as leis de dados privados por toda a Europa, para proteger e empoderar a privacidade de todos os cidadãos, além de reorganizar a maneira como companhias lidam com dados privados”.
Ainda que a lei seja uma referência regulatória criada pela União Europeia, qualquer entidade brasileira poderá ser afetada pela GDPR. Isso acontece devido aos limites da sua jurisdição, que foram severamente expandidos para incluir, também, as organizações que se encontram fora da União Europeia.

A relação da GDPR com o Canal de Denúncias

Toda e qualquer informação que torne possível a identificação direta ou indireta de um indivíduo é caracterizada como um dado pessoal. Trazendo a GDPR para o contexto brasileiro, mecanismos e ferramentas que trabalhem com a coleta, armazenamento, tratamento, uso e/ou compartilhamento de dados pessoais de cidadãos da comunidade europeia precisarão adequar-se à lei.
Neste cenário insere-se também o Canal de Denúncias, cujas informações de irregularidades e desvios de conduta recebidas, ou mesmo levantadas ao longo dos processos de apuração, normalmente envolvem dados pessoais dos denunciados, envolvidos e, quando as denúncias são identificadas, também dos próprios denunciantes.
Assim sendo, uma série de medidas e cuidados precisam ser observados pelas empresas e pelos prestadores deste tipo de serviço especializado.

Os pilares da GDPR

Transparência, responsabilidade, gestão e governança são as palavras de ordem da regulamentação. Todas as companhias – sejam elas de pequeno, médio ou grande porte – precisarão se munir de segurança robusta para a proteção de dados pessoais e para a preservação dos cidadãos.
Saiba que se sua empresa violar as diretrizes da regulamentação, poderá receber multas severas. E não é apenas isso, mais valioso que o valor financeiro envolvido, é a imagem da organização e sua perenidade que pode estar em jogo.

Como se adequar?

A GDPR aborda com detalhes os deveres das empresas para a correta proteção de dados pessoais. Entre suas disposições, destacamos aquelas com maior impacto sobre a operação de um Canal de Denúncias:

Administração da proteção aos dados pessoais:

Qualquer empresa que processa mais de 5 mil registros em um período de 12 meses precisa ter um profissional alocado como responsável para a gestão da proteção dos dados pessoais. O DPO – Data Protection Officer deverá assegurar as ações necessárias e monitorar a conformidade da empresa com as regras da GDPR.

Consentimento:

Organizações que trabalham com o processamento de dados em qualquer nível deverão comprovar que receberam autorização explícita dos relatores para o uso das informações registradas, facilitando inclusive o processo para que usuários possam suspender o consentimento atribuído inicialmente.

Exclusão de dados:

Cidadãos europeus têm o direito de solicitar a exclusão de seus dados pessoais dos registros de qualquer organização que desejem. No âmbito do Canal de Denúncias, cuidados devem ser tomados para confirmação da validade da solicitação, bem como para preservação de informações necessárias para o desenvolvimento de investigações e procedimentos legais.

Notificação de falhas:

Toda e qualquer falha relativa aos dados administrados por uma empresa (ex.: vazamento de dados) deverá ser comunicada dentro de 72 horas à pessoa ou pessoas afetadas, e também aos responsáveis pela regulação dos dados.
A GDPR chegou para unificar regras e reforçar melhores práticas de segurança das informações. Adequar-se à lei europeia não deve ser visto como um ônus pelas empresas brasileiras. Muito pelo contrário. Estar de acordo com as regras da GDPR é sinônimo de especialização e confiança.
Para saber mais sobre a GDPR, acesse o site da União Europeia.
Sua empresa atua na comunidade europeia ou possui relação direta ou indireta com cidadãos desta região? Esteja seguro de que seu Canal de Denúncias atende às exigências da GDPR. Entre em contato com a ICTS.

Um olhar aprofundado sobre a origem das denúncias

Posted on maio 22, 2018 - 11:48 pm by ictsdenuncia

10 anos de operação especializada em Canais de Denúncia trouxeram à ICTS Outsourcing base sólida para um levantamento estatístico detalhado sobre a captação de relatos e sobre o perfil de relatores.
Identificar tendências ligadas à captação feita por um Canal de Denúncias é de extrema importância para o mapeamento de vulnerabilidades nas organizações e, consequentemente, para orientar o olhar de gestores para as possíveis lacunas internas e para a mobilização em prol do cumprimento dos programas de Ética e Compliance de forma plena e efetiva.

Os meios utilizados para denunciar

Como já mencionamos em outros posts, as vias principais para registros de informações num Canal de Denúncias são o website, o telefone 0800 e o e-mail. Ao longo dos últimos 10 anos, website e contato telefônico têm sido os meios preferidos pelos usuários do Canal para o registro de suas denúncias, sendo que em 2017 o registro via website representou 51,2% dos registros, enquanto que os registros por telefone alcançaram o patamar de 43,5% das denúncias feitas (o e-mail representou 3,6%).
Observando-se a série histórica de dados, nota-se que desde 2015 a utilização do contato telefônico cresceu de 38,2% dos registros em 2015 para 43,5% em 2017.
Dado que o contato telefônico, sob a ótica do relator, é uma forma de registro que o expõe mais, e considerando-se que cerca de 70% dos contatos são anônimos, esse incremento de 13,8% é significativo, sinalizando uma tendência de ganho de confiança dos relatores na interação direta com a estrutura do Canal de Denúncias.
Do ponto de vista da efetividade do Canal, essa tendência de maior utilização do contato telefônico é muito benéfica. Um entrevistador especializado conduz a interação telefônica com o relator de forma a maximizar as informações coletadas. Como consequência, os relatos apresentam melhor qualidade e resultam na otimização do processo de apuração.
De fato, observando-se os dados de 10 anos, o nível de procedência (constatação da denúncia) dos relatos recebidos por telefone mostra-se 17,6% superior àquele alcançado nos relatos recebidos via website. Adicionalmente, o tempo envolvido na resolução dos casos qualificados para apuração foi 31,9% menor nos registros realizados pelo telefone.

Quem denuncia?

A compreensão sobre quais públicos utilizam o Canal de Denúncias é relevante para que as empresas direcionem políticas e ações de relacionamento com seus públicos internos e externos.
Destacamos que a categorização do tipo de relator é realizada com base numa análise das informações relatadas por parte da equipe especializada da ICTS Outsourcing, e não na simples declaração do relator sobre sua relação com a empresa. Esta abordagem oferece maior precisão na atribuição da categoria, uma vez que não é incomum que os relatores indiquem, quando questionados ou de forma espontânea, terem outro tipo de relacionamento com a empresa, especialmente, quando buscam proteger suas identidades.
As estatísticas de 10 anos apontam os colaboradores como sendo o vetor preponderante das denúncias, perfazendo 85,9% do total de registros. Praticamente 50% dos relatos advindos desse público se referem ao “Relacionamento Interpessoal”, porém uma parcela relevante, de 30%, envolvem denúncias de “Má Intenção/Ilícitos”. Portanto, a percepção de que o colaborador utiliza o Canal de Denúncias apenas para resolver atritos com seus gestores e colegas de trabalho tem certo respaldo estatístico, mas não representa a real contribuição deste público para as organizações. Os colaboradores identificam e reportam ao Canal diferentes tipos de irregularidades que estão ocorrendo na empresa e, na maioria das situações, fornecem informações valiosas para a prevenção e mitigação de impactos financeiros e reputacionais.

Colaboradores não são os únicos a denunciar – e a sua empresa precisa estar ciente desse fato

Ainda que os colaboradores sejam o principal público denunciante, destaca-se um crescimento gradual na participação de clientes e de fornecedores na manifestação das denúncias.
Os clientes são o segundo público com maior presença nos Canais de Denúncias. Ao longo dos 10 anos, representaram 7,1% dos relatos, sendo que em 2017 essa parcela chegou a 8,4% (18% superior ao patamar da década).
Já os fornecedores estão na terceira colocação, sendo responsáveis por 4,5% dos relatos nos últimos 10 anos, e por 5,9% em 2017, um número 31% acima do patamar da década. Em geral, os fornecedores denunciam outros fornecedores e sua relação indevida com colaboradores da empresa. Os casos de favorecimento e recebimento de propinas em processos de concorrência são os mais comuns.
Este avanço da contribuição de públicos externos é um movimento que precisa ser considerado pelas organizações. A cultura ética da empresa é um aspecto cada vez mais relevante para a cadeia de valor, para o mercado consumidor e para a sociedade em geral. Conduzir-se de maneira ética, íntegra e transparente tornou-se um atributo essencial para a sustentabilidade e sobrevivência das empresas no mercado.
É preciso, portanto, atentar-se sobre como sua empresa se apresenta e interage com seus diferentes públicos externos. Um programa verdadeiramente efetivo de Ética e Compliance deve ser expandido para além das fronteiras da própria organização.
Promover o uso do Canal de Denúncias nos públicos externos é um passo importante neste sentido, mas não deve ser o único.
A Lei Anticorrupção de 2013 estabeleceu o conceito de “responsabilidade solidária”, onde a empresa pode ser punida por irregularidades cometidas por seus terceiros, independentemente de sua ciência ou aprovação. Nesse contexto, é necessário que as empresas atuem preventivamente, avaliando riscos no momento de estabelecer contratos por meio de due diligences, bem como promovendo em seu público externo os padrões éticos e regulatórios que preconiza (e pratica) internamente.
Quer saber mais sobre as estatísticas de uma década da operação especializada da ICTS Outsourcing? Faça o download do nosso e-Book através do link http://materiais.icts.com.br/ebook-estatisticas-10-anos e aproveite a leitura!