Quando uma empresa está determinada a ter um programa completo, robusto e sustentável de Ética e Compliance, ela deve ter em mente que vários elementos deverão ser implementados, muitas vezes simultaneamente.
Sem dúvida, um dos elementos muito importantes é a implementação de um canal de denúncias efetivo, de preferência terceirizado, para que tenha total credibilidade junto aos colaboradores e demais públicos de interesse, como fornecedores, comunidade, etc.
Hoje, no entanto, não vamos falar sobre a operação de um canal de denúncias, mas sim sobre quais são esses outros elementos de um programa de Ética e Compliance que precisam funcionar de forma associada ao canal, inclusive para reforçar sua utilização, efetividade e nível de confiança. Acompanhe.
Gestão e operação integrada: êxito do programa de Compliance
Há uma série de atividades, processos e controles que devem fazer parte da jornada de um programa de Ética e Compliance na sua empresa.
Iremos abordar na sequência 5 elementos que fazem parte de um programa efetivo de Ética e Compliance e que estão bastante relacionados à implementação e operação de um canal de denúncias.
Embora existam diretrizes e melhores práticas para o desenvolvimento destes elementos dentro do programa, vale destacar que é preciso ter atenção e critério para adequá-los à realidade e especificidades da sua empresa.
Cada elemento precisa ser desenvolvido com pragmatismo, adaptados às características do negócio, seu mercado de atuação e riscos envolvidos, e ao próprio perfil empresarial e cultural da empresa.
Além do mais, aspectos como a disponibilidade de recursos (humanos e financeiros), prazos e prioridades da gestão, e os próprios resultados esperados são fatores que precisam balizar o planejamento e desenvolvimento do seu programa.
Elementos de um programa efetivo de Ética e Compliance:
1.Engajamento irrestrito da alta direção
Os líderes da empresa terão um papel fundamental na divulgação do programa e sua consequente implementação por parte das equipes. É preciso que conheçam seus motivadores, benefícios e riscos envolvidos, de modo que se apropriem da ideia e sejam agentes de transformação organizacional.
2.Criação de políticas, procedimentos e controles
Um programa de Ética e Compliance efetivo requer um Código de Conduta Ética e um conjunto de políticas claras e acessíveis sobre diferentes temas que permeiam o programa (ex.: Regimento do Comitê de Ética, Política Anticorrupção, Política para apuração de denúncias, Política de consequência).
Toda a cadeia envolvida no negócio da empresa precisa conhecer o que se espera dela e o que não será tolerado. O mesmo vale para procedimentos e mecanismos de controle, que devem ser estabelecidos e comunicados com frequência para que ninguém tenha dúvida ou se surpreenda com algum mecanismo usado para a apuração de uma denúncia de ato ilícito, por exemplo.
3. Plano de comunicação, sensibilização e capacitação
Todos os públicos de interesse precisam saber sobre a existência do programa e como ele funciona. Para isso, é necessário um plano de educação desses públicos, que contemple atividades de comunicação frequente e ajustada ao perfil de cada público, de sensibilização e de capacitação, que formem conceitos e despertem o interesse pelo tema.
Sob a perspectiva do canal de denúncias, é preciso esclarecer quais tipos de situação devem ser manifestadas, reforçando os aspectos de segurança, independência e especialização da operação do canal.
4.Medidas disciplinares e ações corretivas
A aplicação consistente de medidas disciplinares sobre aqueles que transgredirem as “regras do jogo” estabelecidas é fator fundamental para a perenidade do programa de Ética e Compliance, impedindo que a percepção de impunidade, ainda tão presente em nossa sociedade, contamine o ambiente da organização.
5.Avaliação, auditoria e monitoramento contínuo
Para assegurar a efetividade do programa, a empresa deve seguir um cronograma de avaliações periódicas, auditorias internas e/ou externas, que promovam os ajustes de rota necessários. Adicionalmente, deve implementar mecanismos para o monitoramento contínuo de riscos e de aspectos do programa (ex.: monitoramento de redes de relacionamento para identificar interações com entes públicos, ou potenciais conflitos de interesses; monitoramento das etapas de negociação; monitoramento de pagamentos).
Estas atividades possuem muita sinergia com o canal de denúncias, sendo utilizadas como mecanismos para o desenvolvimento de apurações, e também recebendo inputs do canal em relação aos focos de controle. É essencial que sejam desenvolvidas de forma especializada e independente.
E você? Está pronto para estabelecer ou aprimorar os elementos de Compliance que se integram ao canal de denúncias? Conte pra gente!
Até mais.
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