Ter controle e visibilidade sobre o comportamento dos seus colaboradores em relação ao cumprimento dos padrões éticos estabelecidos para o desenvolvimento dos seus negócios é, atualmente, um dos grandes desafios das organizações.
Como trazer o discurso da Ética e Compliance para a prática do dia a dia
A disponibilização de um canal de denúncias é, sem dúvida, a resposta mais pragmática para esta questão.
Ele promove inibição e direciona os comportamentos dentro da organização, além de oferecer a identificação prematura de riscos, permitindo ações corretivas e preventivas, e atender aos requisitos de legislação e regulamentações de mercado.
No entanto, a implantação de um canal de denúncias vai muito além da disponibilização de um número telefônico, formulário eletrônico ou e-mail. Para não produzir efeitos indesejados, e, efetivamente, transformar-se em um instrumento que traga retorno às organizações e fortaleça a cultura de Ética e Compliance, a operação do canal deve contemplar expertise e sofisticação.
Neste sentido, a especialização da operação deste canal não é apenas desejada, mas essencial para seu sucesso.
Adicionando-se a este contexto as questões de isenção no recebimento e tratamento das denúncias, anonimato e segurança das informações, bem como restrições de recursos e o cenário dinâmico de riscos, regulatório e evolução tecnológica, conclui-se, rapidamente, que a estruturação interna desta função não é o melhor caminho a ser seguido nas organizações.
Terceirização do canal de denúncias
A terceirização do canal de denúncias é vista, hoje, como a melhor prática do mercado, inclusive, gerando maior credibilidade aos olhos dos colaboradores e stakeholders das organizações.
A especialização do serviço do canal de denúncias proporciona:
Na captação e análise inicial dos relatos
- Infraestrutura adequada e segura para o recebimento e registro dos relatos, continuamente atualizada;
- Profissionais capacitados em gestão de riscos, Ética e compliance e em competências específicas para condução de entrevistas telefônicas e análise técnica de conteúdos;
- Metodologia para triagem dos casos, qualificando aqueles que devem seguir para apuração;
- Análise multidisciplinar e contextualizada de riscos e impactos potenciais, categorizando e priorizando os casos, e direcionando recomendações de apuração;
- Fluxos customizados para encaminhamento das denúncias aos responsáveis da sua organização, inclusive para casos de maior urgência, evitando-se conflitos de interesse.
No desenvolvimento da apuração dos casos
- Suporte para definição das estruturas, fóruns, protocolos e fluxos de apuração;
- Metodologia para levantamento de informações internas junto aos pontos de contato da organização, preservando o sigilo dos envolvidos e ampliando o contexto inicial das denúncias;
- Competências específicas para execução de entrevistas exploratórias ou confirmatórias, condução de análises forenses, levantamento de informações em fontes externas à organização e operações de campo;
- Condução isenta das apurações, orientando a deliberação e o desenvolvimento das ações de ruptura, corretivas e preventivas na organização.
Na gestão dos casos
- Um sistema on-line de case management, em ambiente seguro, com funcionalidades que suportam a condução eficiente das apurações, continuamente atualizado;
- Indicadores e estatísticas da operação em tempo real, apresentados em dashboards customizados.
Na comunicação do canal de denúncias
- Diretrizes para elaboração do plano de comunicação e envolvimento da organização;
- Exemplos e modelos de conteúdos e peças de comunicação;
- Participação ativa nos eventos de lançamento e sustentação do canal.
Está convencido dos benefícios que a especialização pode proporcionar ao canal de denúncias da sua organização? Conheça mais sobre o serviço de canal de denúncias da ICTS.
A ICTS é pioneira no desenvolvimento de operações de canais de denúncias no Brasil. Há 10 anos oferece seus serviços em modelo terceirizado, já contabilizando mais de 200 mil denúncias processadas.
Trabalha com segurança e independência, aportando deep expertise no recebimento, tratamento, apuração e gestão de denúncias para a sua organização.
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