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Canal de Relatos: a nova CIPA, paralelo internacional e tendências

Posted on abril 10, 2023 - 2:25 pm by Alexa Costa

1. Cenário em Portugal serve de alerta para o Brasil

Em Portugal, desde junho/2022, serviços estatais e privados sediados no país (com mais de 50 trabalhadores) possuem a obrigatoriedade de terem um canal interno de denúncias. Contudo, o avanço do sistema ainda é demorado por parte das empresas no país, que só começaram a implementar após o início da vigência da obrigatoriedade.

Segundo “O Observador”:

O universo abrangido é de 8.312 empresas que, segundo dados do Instituto Nacional de Estatística, são as médias e grandes empresas existentes em Portugal, que, conforme a definição, terão mais de 50 trabalhadores. Acresce a obrigatoriedade de existência destes canais por parte dos organismos públicos incluindo autarquias (com mais de 50 trabalhadores, que tenham mais de 10 mil habitantes).

No Brasil, duas legislações obrigaram a adesão de Canal de Relatos: A Lei n° 14.457 e a Lei n° 14.540/2023.

A Lei n° 14.457 obriga as empresas com Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (CIPA) possuírem um Canal de Denúncias. Ou seja, todas as companhias que possuírem mais de 20 funcionários devem possuir instrumentos efetivos e sigilosos de relato.

Já a Lei n° 14.540/2023 instituiu o “Programa de Prevenção e Enfrentamento ao Assédio Sexual e demais Crimes contra a Dignidade Sexual e à Violência Sexual” no âmbito da administração pública, direta e indireta, federal, estadual, distrital e municipal. Entre outras medidas, obriga a empresas públicas (e particulares que prestem serviços públicos) possuírem canais acessíveis para denúncia da prática de assédio sexual e demais crimes.

2. Empresas com Canal tem menos prejuízo que empresas que não os possuem

Empresas com Canal de Relatos detectam fraudes mais rapidamente e possuem menores perdas do que organizações sem.

Segundo dados da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) em seu Report to the Nations 2022, a média do prejuízo financeiro de empresas sem Canal é de $ 200.000,00 e o prazo médio de 18 meses, enquanto empresas com Canal o prejuízo médio é de $100.000,00 e o prazo é de 12 meses.

Também vale ressaltar que o Canal de Relatos é o 7º controle mais comum contra fraudes entre países da América Latina e Caribe (67% dos casos). Controle mais utilizado na região é o Código de Conduta (84% dos casos).

Veja maiores detalhes aqui (páginas 4 e 75).

3. Descarbonização das empresas requer olhar atento

Espera-se que os riscos ESG afetem a qualidade do crédito corporativo e soberano até 2023, de acordo com um novo relatório da empresa de análise de risco Moody’s. Isso se deve, em especial, aos planos de descarbonização das empresas, considerando que serão crescentes as demandas por medidas para colocar o net zero efetivamente em prática.

Ademais, destaca-se a obrigatoriedade de divulgações, assim como as que devem entrar em vigor neste ano no mercado de capitais americano. A falta de metas para reduzir emissões e reorientar o futuro dos negócios para baixas emissões de carbono podem gerar perda de confiança dos investidores e aumento no custo de capital.

No Brasil, a Câmara dos Deputados aprovou no fim da semana passada uma medida provisória que autoriza a comercialização de créditos de carbono de conservação em áreas de concessões florestais.

4. Tendências

Destaques Google Trends últimos 30 dias em buscas para Compliance (assunto e termo), ESG e Governança social, ambiental e corporativa:

Organização Internacional de Normalização (aumento repentino)
- Lançamento da Prática Recomendada 2030 ESG pela ABNT há 1 semana, seguindo trabalho da ISO.
Resolução (aumento repentino)
- Revisão geral do texto da Política de Compliance e Controles Internos da B3 para adequação à Resolução BCB 174 em 31/03/2023.
  - A Resolução 174 (Dispõe sobre os controles internos e a prestação de serviços de auditoria independente para as câmaras e os prestadores de serviços de compensação e de liquidação) foi revogada pela Resolução BACEN 304 de 20/03/2023, com efeitos a partir de 02/05/2023).
Nova Lei de Licitações (14.133/21) entrou em vigor no dia 01/04/23. Trouxe mudanças que fomentam a governança em contratações. Destaque para compliance em grandes contratos e programas de integridade de empresas que contratam com o governo.
Entidade Empresarial (aumento repentino)
- Papel do Compliance no combate à corrupção nas empresas e na construção de uma cultura empresarial ética aparecem no topo das buscas.
Erro (aumento repentino)
- Destaque para o Caso Magalu, onde varejista afirma ter recebido denúncia anônima de erro em compra de fornecedor e distribuidor.
COSO (aumento repentino)
- COSO publicou guia suplementar sobre controle interno para relatórios de sustentabilidade. Entenda mais aqui.
Código de conduta (aumento repentino)
Lavagem de dinheiro (Mais 350%)
- 25 anos do COAF em 3 de março de 2023.
Diligência prévia (Mais 300%)

Canal de Denúncias efetivo: transforme a realidade da sua organização

Posted on julho 19, 2018 - 10:07 pm by ictsdenuncia

A implementação de um canal de denúncias efetivo é normalmente um dos primeiros passos adotados pelas organizações quando desejam estruturar seus programas de Ética e Compliance.
Não é por acaso. O canal de denúncias, quando adequadamente operado e gerido, será de fato um importante elemento de transformação do ambiente de trabalho e da cultura Ética da organização.

Direcionando o foco de atuação da gestão

Já comentamos em textos anteriores sobre o papel de inibição que o canal de denúncias promove nas empresas, desencorajando o descumprimento das “regras do jogo” definidas.
Também já abordamos o papel de reação e ruptura suportado pelo canal, que se desenvolve na medida em que a apuração das denúncias acontece de forma profissional e consistente, e coloca um fim sobre às irregularidades informadas.
Porém, há um terceiro papel do canal de denúncias, que se for corretamente explorado e desenvolvido, será o verdadeiro vetor de mudanças no contexto organizacional: o papel de melhoria contínua.
Seja com base nas informações reportadas nas denúncias, ou a partir do resultado dos processos de apuração, toda denúncia deveria promover um “insight organizacional”, despertando na gestão a necessidade de desenvolver ações que irão eliminar ou ao menos reduzir a probabilidade de reincidência das irregularidades recém denunciadas e constatadas.
Um canal de denúncias efetivo é aquele capaz de exercer simultaneamente estes três papéis, proporcionando os efeitos corretivos desejados, mas também direcionando e suportando a atuação da gestão da empresa para um foco preventivo, estruturante e verdadeiramente transformador.

Utilizando o canal de denúncias como motor do Compliance

As informações coletadas nas denúncias e levantadas nos processos de apuração são extremamente valiosas para uma organização. Elas irão demonstrar na prática os pontos frágeis da empresa que precisam ser aprofundados e equalizados de forma definitiva.
A partir de denúncias, a empresa pode perceber, por exemplo, a necessidade de otimizar seus processos e controles para o recrutamento e seleção, visando evoluir o perfil de conduta ética dos colaboradores que atuam em determinadas posições na empresa, ou ainda o fluxo de contratação de fornecedores, estabelecendo o monitoramento das ações de seus compradores, das negociações realizadas, e aportando maior rigor na condução de diligências dos potenciais parceiros e na gestão dos contratos.
O canal pode ainda sinalizar a necessidade de desenvolvimento de novas políticas e procedimentos, ou então de novos treinamentos e comunicados para colaboradores e terceiros.
As denúncias tem a capacidade de expor e, muitas vezes, quantificar, riscos de negócio não previamente mapeados ou completamente compreendidos, retroalimentando todo o ciclo de gestão de Riscos, Ética e Compliance na organização.
Torna-se latente, portanto, a relevância do canal de denúncias nas empresas, não sendo apenas mais um elemento do programa de Ética e Compliance, mas um agente ativo e inter-relacionado com todos os demais elementos que compõem o programa.
Quando bem implementado, o canal será o motor do Compliance na sua organização, promovendo na prática a Ética, integridade e o cumprimento de políticas, regulamentações e leis.

Promovendo as boas práticas na sua organização

Vem tornando-se cada vez mais claro aos empresários e executivos das organizações que o tema Ética e Compliance não é um conceito utópico ou uma visão cor-de-rosa de mundo.
Encarar a gestão da Ética e Compliance com seriedade e profissionalismo produz resultados muito práticos, tanto qualitativos como quantitativos, que são percebidos e valorizados como diferenciais competitivos pelo mercado, colaboradores, parceiros, clientes e sociedade. Trata-se portanto, de um ingrediente relevante para a estratégia de sustentabilidade e perenidade das organizações.
Neste contexto, a estrutura de Ética e Compliance da empresa precisa ser continuamente avaliada e desenvolvida. Seja por meio de pesquisas internas que avaliem o Compliance Organizacional, ou de auditorias periódicas dos componentes de seu programa, ou ainda pela busca e manutenção de certificações de mercado, como o selo Pró-Ética (), é fundamental garantir o alinhamento da sua empresa com as melhores práticas de mercado.
Quer implantar ou evoluir seu canal de denúncias? Gostaria de expandir e fortalecer a cultura de Compliance na sua organização? Entre em contato conosco.
Até mais.

Novo impulso: Canal de Denúncias para instituições financeiras

Posted on novembro 26, 2017 - 10:38 pm by ictsdenuncia

Diante do cenário atual de denúncias de corrupção e desvios nos mais diversos setores, se torna cada vez mais evidente a necessidade de ações de controle que venham resguardar a integridade e a segurança das instituições públicas e privadas.

A implantação de um canal de denúncias que receba relatos de desvios de conduta dentro e fora das instituições vem se tornando cada vez mais necessária, reforçando à efetividade das ações de compliance como um todo. É neste contexto que, recentemente, uma portaria veio estabelecer a exigência de implementação do canal de denúncias para instituições financeiras.

Canal de denúncias para instituições financeiras

A Resolução 4.567, de 27 de abril de 2017, estabelecida pelo Banco Central do Brasil, dispõe sobre a necessidade de instalação de um canal de comunicação

disponível para colaboradores, clientes, parceiros e fornecedores, sem a necessidade de identificação, para receber relatos a respeito de atos ilícitos relacionados às atividades das instituições financeiras e demais instituições cujo funcionamento é autorizado pelo Banco Central do Brasil.
O canal de denúncias deve viabilizar o registro e reporte à autarquia do Banco Central do Brasil de informações que afetem a reputação dos controladores e detentores de participação qualificada, e de membros de órgãos estatutários e contratuais.

As instituições, por sua vez, devem designar equipe especializada para o acolhimento e encaminhamento dos relatos para o devido tratamento às denúncias. Vale lembrar que esta equipe pode ser interna, desde que seja resguardada a segurança e confidencialidade das informações, com total isenção e imparcialidade.

Ações de compliance nos diversos setores

Esta nova resolução ratifica a necessidade de evolução dos programas de ética e compliance nas empresas e instituições de todo o País, que vem ganhando impulso nos últimos anos, a partir das revelações de ações antiéticas e atos ilícitos decorrentes da operação Lava-jato.

A obrigatoriedade de um canal efetivo para denúncias proporciona uma oportunidade para que as instituições financeiras reavaliem e atualizem suas práticas neste tema, adotando formatos mais modernos já empregados por empresas de outros segmentos, como por exemplo o modelo de operação terceirizada, que agrega confiança e segurança para quem manifesta, e consistência e melhor alocação dos recursos das organizações no tratamento e prevenção das eventuais irregularidades.

Problema não é só do Brasil

A atual crise ética vivenciada no Brasil, a exemplo de outros países que já passaram por situações semelhantes, promove reflexões e mudanças na sociedade, que gradualmente conduzem-na para um patamar mais consciente e maduro, onde o ganho coletivo se sobrepõe ao individual, e a conduta ética é valorizada e em todas as instituições, sejam ela financeiras ou de qualquer outro tipo, seja na esfera privada ou pública conquistada na esfera corporativa.

Se bem implementado, o canal de denúncias será um grande aliado nessa empreitada.

Para mais informações sobre como implementar um Canal de Denúncias efetivo na sua organização, seja ela uma instituição financeira ou não, entre em contato conosco. Continue acompanhando nossos artigos.
Até a próxima.

Como maximizar a gestão de riscos com seu Canal de Denúncias?

Posted on novembro 8, 2017 - 10:59 pm by ictsdenuncia

O canal de denúncias vem, cada vez mais, se mostrando como um excelente instrumento para impulsionar a gestão de riscos nas empresas privadas e também no setor público.

Contar com uma estrutura organizada e especializada para receber e endereçar relatos sobre casos de desvio de conduta e de atos ilícitos produz um impacto relevante na administração e controle das corporações.

Informações sobre assédio moral ou sexual, discriminação, agressão, desvio/roubo de cargas ou valores, vazamento de informações privilegiadas, corrupção e outros conflitos de interesse fluem através de um canal de denúncias efetivo.

Seu conhecimento pela alta administração permite um entendimento prático e objetivo das vulnerabilidades existentes na organização e, consequentemente, o desenvolvimento de ações corretivas, punitivas e preventivas de forma eficaz.

Por que o canal de denúncia é cada vez mais necessário?

Independentemente do setor de atuação, as organizações vem aumentando sua complexidade em função dos avanços tecnológicos, da globalização e da velocidade cada vez mais galopante no desenvolvimento de produtos e serviços. Adaptação e evolução são ingredientes essenciais para a sobrevivência.

Tudo isso, aliado a pressão para o atingimento de resultados extraordinários em prazos cada vez mais curtos e a cobrança por níveis elevados de produtividade propicia um ambiente onde novos riscos surgem e se materializam. Maior exposição aos riscos requer uma camada de proteção e controle mais ampla e eficiente.

É neste contexto que uma gestão baseada nos conceitos de ERM – Enterprise Risk Management -, e um Canal de Denúncias bem implementado e administrado, transformam os riscos em oportunidades – e, desta forma, alavancam a performance da organização de diversas maneiras.

Vantagens de um canal de denúncias efetivo

Promove um ambiente de trabalho ético e responsável
Transmite credibilidade para todos os públicos de interesse envolvidos com a organização (colaboradores, acionistas, fornecedores, clientes e consumidores e a comunidade e sociedade em geral)
Complementa e fortalece a política de ética e compliance
Atua como uma peça importante da engrenagem de gestão de riscos
É um termômetro para a organização, ao sinalizar desvios/irregularidades
Gera economias e amplia a lucratividade, por meio da interrupção de fraudes, redução de perdas, redução de custos judiciais, redução de turn over e outros fatores
Orienta as ações de melhoria contínua
Melhora a produtividade

Parceria estratégica para a gestão de riscos

Diversas pesquisas e estatísticas comprovam que a credibilidade do canal de denúncias cresce quando a organização emprega um parceiro externo, que provê toda a estrutura necessária para a implantação, operação e gestão de um canal de denúncias efetivo.

Os aspectos-chave nesta maior credibilidade são a imparcialidade, a especialização, a confidencialidade e sigilo sobre as informações e, consequentemente, a ausência de represálias. Fatores que trazem segurança e simplicidade para quem denuncia, e efetividade para quem atua sobre as informações relatadas.

Diante disso, se sua empresa ainda não tem um canal de denúncias, você precisa conhecer a ICTS Outsourcing, que oferece uma plataforma integrada de gestão de riscos, ética e compliance, com uma estrutura diferenciada para a captação, monitoramento e análise de situações que representam riscos às organizações.

Para saber mais sobre a ICTS Outsourcing e temas relacionados com riscos, ética e compliance, continue acompanhando nossos posts ou entre em contato conosco

Por que um Canal de Denúncias não é um Call Center?

Posted on outubro 4, 2017 - 10:53 pm by ictsdenuncia

Para muitas pessoas, ainda há confusão quanto aos modelos de um Call Center e de um Canal de Denúncias. Embora compartilhem o princípio de estabelecer um canal de comunicação, as semelhanças terminam por aí. Existe uma enorme diferença entre esses dois tipos de operação. No post de hoje, falaremos mais a respeito dessas diferenças. Confira.

O que é o Call Center?

O Call Center é uma ferramenta de comunicação entre a empresa e seus clientes, de modo passivo ou ativo, destinado a atender reclamações e dúvidas do público, efetuar ações de marketing e vendas, trabalhando o fortalecimento da marca no mercado.

O que é o Canal de Denúncias?

Instrumento indispensável para reforço da ética e compliance nas empresas, o Canal de Denúncias é uma estrutura de comunicação e gestão segura e confiável, por meio da qual as pessoas podem, inclusive de forma anônima, denunciar comportamentos indevidos e atos ilícitos que envolvam a empresa de alguma forma.

Diferenças entre Canal de Denúncias e Call Center

Volume x Qualidade

A atividade do Call Center é medida pelo volume de acessos e pela quantidade e tempo de contato realizado com os clientes, seja qual for o motivo. O importante é que o Call Center esteja constantemente em atividade, com seus atendentes (PA’s) plenamente ocupados. Há um foco na produtividade do atendimento, que direciona um viés de mecanização, repetição para digerir o grande volume de contatos feitos e recebidos.

Já o Canal de Denúncias requer uma atenção diferenciada para resguardar o manifestante e também a empresa. Um contexto emocional complexo normalmente envolvem os relatos, que requerem especialização para serem compreendidos em toda sua abrangência. O contato pode durar 10 min ou 2 horas, não importa. O foco da operação está sobre a qualidade da experiência do manifestante e, fundamentalmente, na qualidade das informações coletadas.

É essa qualidade que permitirá uma investigação objetiva e eficaz, produzindo os efeitos de punição cabíveis e o desenvolvimento de ações estruturais por parte da organização.

Scripts x Técnicas de Entrevista

No Call Center, normalmente, os atendentes seguem um protocolo ou um script de atendimento que é utilizado para assegurar a consistência no registro de reclamações, solicitações de informação ou até mesmo elogios à empresa.

O Canal de Denúncias exige que os atendimento seja desenvolvido por profissionais capacitados em técnicas de entrevistas e análise de conteúdos, de forma a realizar o adequado acolhimento e condução do contato. Estas técnicas organizam os momentos de escuta ativa do relato com a realização de perguntas de complementação e de confirmação do nível de comprometimento do relator.

Foco no Registro x Foco na Informação

O Call Center capta a impressão do cliente, e esses registros servem de base para o que deve ser melhorado e implementado e para saber o que o cliente espera da empresa.

A informação é a chave do Canal de Denúncias. Aqui, coletar o máximo de dados e constatações possíveis sobre o que é relatado é a regra do jogo. Os casos vão desde uma denúncia de assédio moral ou sexual, passando por roubo de ativos e desvios de carga, até situações que envolvem corrupção e acesso indevido a informações privilegiadas. Enfim, assuntos que impactam diretamente no resultado da empresa.

Perfil do profissional em cada uma das áreas

O profissional de Call Center normalmente é um profissional ainda em formação, com ou sem graduação, que recebe um treinamento a respeito de produtos e serviços da empresa, e se torna apto para exercer suas funções, dentro de um contexto de alta rotatividade.

Por outro lado, o profissional que atua num Canal de Denúncias deve possuir formação superior e ser capacitado em gestão de riscos, ética e compliance, tendo conhecimento sobre o modus operandi das irregularidades e das ferramentas e procedimentos de investigação. É uma carreira que exige dedicação e tempo para aprimoramento profissional, de modo a construir sua credibilidade e imparcialidade.

Segurança das informações e gestão de casos

call center segurança
Uma operação de Canal de Denúncias deve seguir elevados padrões de segurança das informações, tanto lógicas como físicas. Isso exige um processo de seleção rigoroso da equipe quanto ao seu perfil ético e moral, e procedimentos, tecnologias e controles que confiram o anonimato, sigilo e confidencialidade que este tipo de operação requer.

Além disso, a operação do canal exige uma plataforma sofisticada para a gestão adequada dos casos relatados, provendo um ambiente seguro e controlado de acesso às informações, contando com criptografia, segregação de funções e trilhas completas de auditoria das visualizações e edições sobre cada relato.

E as diferenças não param por aqui. Por isso, ao pensar num Canal de Denúncias efetivo para sua organização, não subestime os requerimentos necessários para desenvolver uma operação efetiva. Um call ou contact center não endereçará sua necessidade…

Conheça mais sobre Canal de Denuncias. Entre em contato conosco.

Ética e Compliance: gestão e operação integrada

Posted on julho 26, 2017 - 10:37 pm by ictsdenuncia

Quando uma empresa está determinada a ter um programa completo, robusto e sustentável de Ética e Compliance, ela deve ter em mente que vários elementos deverão ser implementados, muitas vezes simultaneamente.

Sem dúvida, um dos elementos muito importantes é a implementação de um canal de denúncias efetivo, de preferência terceirizado, para que tenha total credibilidade junto aos colaboradores e demais públicos de interesse, como fornecedores, comunidade, etc.

Hoje, no entanto, não vamos falar sobre a operação de um canal de denúncias, mas sim sobre quais são esses outros elementos de um programa de Ética e Compliance que precisam funcionar de forma associada ao canal, inclusive para reforçar sua utilização, efetividade e nível de confiança. Acompanhe.

Gestão e operação integrada: êxito do programa de Compliance

Há uma série de atividades, processos e controles que devem fazer parte da jornada de um programa de Ética e Compliance na sua empresa.

Iremos abordar na sequência 5 elementos que fazem parte de um programa efetivo de Ética e Compliance e que estão bastante relacionados à implementação e operação de um canal de denúncias.

Embora existam diretrizes e melhores práticas para o desenvolvimento destes elementos dentro do programa, vale destacar que é preciso ter atenção e critério para adequá-los à realidade e especificidades da sua empresa.

Cada elemento precisa ser desenvolvido com pragmatismo, adaptados às características do negócio, seu mercado de atuação e riscos envolvidos, e ao próprio perfil empresarial e cultural da empresa.

Além do mais, aspectos como a disponibilidade de recursos (humanos e financeiros), prazos e prioridades da gestão, e os próprios resultados esperados são fatores que precisam balizar o planejamento e desenvolvimento do seu programa.

Elementos de um programa efetivo de Ética e Compliance:

1.Engajamento irrestrito da alta direção

Os líderes da empresa terão um papel fundamental na divulgação do programa e sua consequente implementação por parte das equipes. É preciso que conheçam seus motivadores, benefícios e riscos envolvidos, de modo que se apropriem da ideia e sejam agentes de transformação organizacional.

2.Criação de políticas, procedimentos e controles

Um programa de Ética e Compliance efetivo requer um Código de Conduta Ética e um conjunto de políticas claras e acessíveis sobre diferentes temas que permeiam o programa (ex.: Regimento do Comitê de Ética, Política Anticorrupção, Política para apuração de denúncias, Política de consequência).
Toda a cadeia envolvida no negócio da empresa precisa conhecer o que se espera dela e o que não será tolerado. O mesmo vale para procedimentos e mecanismos de controle, que devem ser estabelecidos e comunicados com frequência para que ninguém tenha dúvida ou se surpreenda com algum mecanismo usado para a apuração de uma denúncia de ato ilícito, por exemplo.

3. Plano de comunicação, sensibilização e capacitação

Todos os públicos de interesse precisam saber sobre a existência do programa e como ele funciona. Para isso, é necessário um plano de educação desses públicos, que contemple atividades de comunicação frequente e ajustada ao perfil de cada público, de sensibilização e de capacitação, que formem conceitos e despertem o interesse pelo tema.

Sob a perspectiva do canal de denúncias, é preciso esclarecer quais tipos de situação devem ser manifestadas, reforçando os aspectos de segurança, independência e especialização da operação do canal.

4.Medidas disciplinares e ações corretivas

A aplicação consistente de medidas disciplinares sobre aqueles que transgredirem as “regras do jogo” estabelecidas é fator fundamental para a perenidade do programa de Ética e Compliance, impedindo que a percepção de impunidade, ainda tão presente em nossa sociedade, contamine o ambiente da organização.

5.Avaliação, auditoria e monitoramento contínuo

Para assegurar a efetividade do programa, a empresa deve seguir um cronograma de avaliações periódicas, auditorias internas e/ou externas, que promovam os ajustes de rota necessários. Adicionalmente, deve implementar mecanismos para o monitoramento contínuo de riscos e de aspectos do programa (ex.: monitoramento de redes de relacionamento para identificar interações com entes públicos, ou potenciais conflitos de interesses; monitoramento das etapas de negociação; monitoramento de pagamentos).

Estas atividades possuem muita sinergia com o canal de denúncias, sendo utilizadas como mecanismos para o desenvolvimento de apurações, e também recebendo inputs do canal em relação aos focos de controle. É essencial que sejam desenvolvidas de forma especializada e independente.

E você? Está pronto para estabelecer ou aprimorar os elementos de Compliance que se integram ao canal de denúncias? Conte pra gente!
Até mais.

Boas práticas na apuração de denúncias: implicações do envolvimento de agentes externos

Posted on julho 10, 2017 - 2:00 pm by ictsdenuncia

Corrupção, fraudes, desvios, vantagens indevidas. Infelizmente não é só o mundo da política que está exposto e sujeito a comportamentos ilícitos por parte de seus representantes. Temos visto de forma mais clara ao longo dos últimos anos que as empresas também vivenciam estas situações.
Os deslizes éticos podem acontecer dentro de casa, com a participação dos próprios colaboradores, e em alguns casos, com o envolvimento de agentes externos – familiares de colaboradores, fornecedores, parceiros, prestadores de serviço, agentes públicos e até mesmo clientes.
A apuração das denúncias que envolvem agentes externos requer atenção e cuidados especiais por parte das empresas para que bons resultados sejam alcançados sem que o cenário de riscos aos quais a organização foi exposta seja ampliado.

Respeito às leis é condição sine qua non

Pode parecer óbvio, mas na ânsia de apurarem as informações denunciadas não é incomum que as empresas se coloquem em situações limítrofes ou mesmo que transgridam as leis, especialmente ferindo direitos de inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, assegurados pelo Artigo 5º, inciso X da nossa Constituição.
Esta questão é crítica na análise de denúncias de agentes externos à empresa, uma vez que jurisprudências que hoje permitem às organizações o acesso, monitoramento e escrutínio de dados e comportamentos de seus colaboradores, não se aplicam sobre esses agentes.
O canal de denúncias é um instrumento pró Ética nas corporações. Desenvolver um processo de apuração que não siga rigorosamente os limites determinados pela legislação, além de ser um contrassenso conceitual e de valores organizacionais, pode ainda ser muito prejudicial para a empresa, tanto financeiramente como do ponto de vista de sua reputação frente aos seus colaboradores e frente ao mercado.

Comece “dentro de casa” e desenvolva uma abordagem indireta para substanciar o caso

Embora uma série de técnicas de investigação sobre agentes externos não sejam permitidas ou então não estejam ao alcance das empresas, ainda existe um leque bastante amplo de opções que permitem a condução de uma apuração objetiva e eficiente.
O agente externo, quase que na totalidade das denúncias, possui uma contraparte dentro da organização (um ou mais colaboradores com os quais interage ou interagiu), de modo que técnicas de investigação podem ser aplicadas para as informações que estão “dentro de casa”. Adicionalmente, um histórico de relacionamento (profissional, comercial), ou até mesmo registros de entrada e saída nas dependências da empresa são informações da própria empresa que também podem ser obtidas.
Por exemplo, numa denúncia de um conluio entre um Fornecedor e um comprador, a empresa poderia, antes de qualquer ação sobre o Fornecedor, monitorar/analisar informações da estação de trabalho e do telefone celular corporativo do comprador, mapear suas mensagens trocadas no e-mail corporativo, levantar dados históricos dos processos de compra/negociações realizadas, confirmar via controles de acesso e agendamento de reuniões as datas/horários de interações entre o comprador e o Fornecedor, e ainda haveriam muitas outras informações disponíveis internamente.
Este conjunto de dados levantados permitiria então refutar as alegações da denúncia ou então confirma-las e expandi-las, inclusive com a coleta de algumas evidências.
De posse deste material, a empresa poderia avançar na investigação realizando levantamento de informações públicas relacionadas ainda ao colaborador: identificação de sua rede de relacionamentos, perfil comportamental e estilo de vida via redes sociais; levantamentos patrimoniais/cartoriais e outros.
Com o caso já formado, seria possível então realizar uma entrevista exploratória com o próprio comprador, visando o esclarecimento dos fatos identificados, o que muitas vezes conduz para o amplo entendimento do modus operandi da irregularidade/fraude e da efetiva participação dos agentes externos.
Portanto, conduzindo-se a investigação pela “ponta interna do novelo”, a empresa pode agir dentro da lei e, efetivamente, apurar os fatos e dados necessários para evoluir seu esforço de investigação até que chegue ao ponto de realizar uma ação mais contundente junto ao agente externo. Neste momento a empresa já terá o suporte de evidências e testemunhos, e poderá contar com o apoio de sua área jurídica e, em alguns casos, de órgãos de segurança pública, para desenvolver as ações cabíveis que permitam a ruptura da irregularidade/fraude e, quando viável, até mesmo a recuperação de valores.

Atue na prevenção

É interessante que a empresa estruture seu programa de Ética e Compliance pensando, de fato, não apenas em seus públicos-internos, mas em como alcançar e influencias todos os seus agentes externos.
Dar publicidade ao programa é essencial. Não se pode assumir que um determinado comportamento de seu terceiro estará 100% alinhada com suas políticas sem que se tenha, prévia e claramente, informado este terceiro sobre as “regras do jogo”.
A divulgação do Código de Conduta Ética da empresa, ou mesmo de códigos específicos, como por exemplo aqueles que regem o relacionamento de colaboradores e terceiros numa área de Suprimentos/Compras. A divulgação do canal de denúncias. A aplicação de processos de diligência ética/anticorrupção no momento de contratação. A realização de eventos, palestras e treinamentos presenciais ou remotos, ou ainda a introdução de cláusulas contratuais específicas, são todas ações que permitem um enfoque preventivo sobre o tema, proporcionando uma convergência das partes em torno dos valores e práticas que reforçam a ética, integridade e transparência nas relações.
Se quiser conhecer mais sobre um programa de Ética e Compliance e seus elementos que devem ser trabalhados junto aos agentes externos da sua organização, acompanhe nossas publicações.
Até a próxima!