Por Carla Eloisa Rodrigues e Pedro César Sousa Oliveira*
Toda empresa, ao implementar uma estrutura de compliance, passa pelo período de adesão às práticas e ferramentas por parte dos colaboradores, considerando que a efetividade (e a confidencialidade) de tais instrumentos ainda é desconhecida pelos próprios colaboradores no momento da implementação. Um canal de denúncias confiável faz parte desse processo.
O Canal de Denúncias pode significar aos colaboradores a possibilidade e esperança de compartilhar e ver solucionadas situações inadequadas que estejam vivenciando, contudo, há sempre uma desconfiança inicial sobre a segurança de expor a situação e o medo de sofrer alguma retaliação por isso.
Nesse sentido, listamos 3 características de um Canal de Denúncias confiável que indicam a confidencialidade:
Garantia do anonimato e confidencialidade
Em primeiro lugar, o anonimato. O Canal de Denúncias deve oferecer a possibilidade do registro anônimo para aqueles que não se sentirem confortáveis em efetuar a denúncia de forma identificada, e, para aqueles que quiserem se identificar, deve garantir a confidencialidade dos seus dados, sem nunca expor essas informações ou utilizá-las de forma inapropriada.
Os dados de identificação do denunciante, devem ser utilizados apenas quando for necessário contato com a pessoa para maiores esclarecimento ou captura de novas informações. Fora isso, o foco da investigação deve ser no relato em si e nas pessoas denunciadas.
Controle e segurança
O segundo ponto é garantir que o sistema utilizado para registro das denúncias e armazenamento desses dados, esteja configurado com todos os requisitos e melhores práticas de segurança da informação.
O controle de acesso e a segregação de função também precisam estar bem definidos e aplicados no sistema, a fim de impedir acessos indevidos aos relatos, evitando assim, vazamento de informações e as consequências que ela pode trazer, como exposição do denunciante, perseguição, constrangimento, além da desconfiança que será refletida nos demais colaboradores sobre o uso do Canal de Denúncias.
Também estão associados a esse controle os procedimentos de auditoria e registro. Em regra, eles são ferramentas que registram as comunicações de modo que elas possam ser rastreadas, bem como os acessos e os respectivos tratamentos. Elas são responsáveis por garantir a confiabilidade dos procedimentos e posterior averiguação do resultado daquela denúncia.
Capacitação dos investigadores e processos definidos
O terceiro ponto que gostaríamos de abordar nesse momento, é a capacitação da equipe responsável pela condução da apuração das denúncias. Essa equipe precisa estar preparada para lidar com diversas situações que serão trazidas ao Canal de Denúncias.
A equipe precisa conduzir a apuração de forma profissional e eficiente, além de tratar toda e qualquer informação de maneira confidencial e sigilosa. Também deve estar amparada por processos bem definidos para que possam aplicar as ações e sanções necessárias de acordo com as políticas pré-definidas e dessa forma evitar o tratamento do caso de acordo com o julgamento pessoal de cada apurador.
Essas três características da condução adequada de um Canal de Denúncias poderão trazer maior confiança aos colaboradores que porventura precisem utilizar o Canal em algum momento de sua trajetória na empresa. A Aliant está preparada para ser sua aliada na implantação de um canal de denúncias eficiente e confiável.
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*Carla Eloisa Rodrigues é Gerente Sênior de Operações e Pedro César Sousa Oliveira é consultor de Pesquisa e Desenvolvimento, ambos na Aliant.
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