Ter controle e visibilidade sobre o comportamento dos seus colaboradores em relação ao cumprimento dos padrões éticos estabelecidos para o desenvolvimento dos seus negócios é, atualmente, um dos grandes desafios das organizações.

Como trazer o discurso da Ética e Compliance para a prática do dia a dia

A disponibilização de um canal de denúncias é, sem dúvida, a resposta mais pragmática para esta questão.
Ele promove inibição e direciona os comportamentos dentro da organização, além de oferecer a identificação prematura de riscos, permitindo ações corretivas e preventivas, e atender aos requisitos de legislação e regulamentações de mercado.
No entanto, a implantação de um canal de denúncias vai muito além da disponibilização de um número telefônico, formulário eletrônico ou e-mail. Para não produzir efeitos indesejados, e, efetivamente, transformar-se em um instrumento que traga retorno às organizações e fortaleça a cultura de Ética e Compliance, a operação do canal deve contemplar expertise e sofisticação.
Neste sentido, a especialização da operação deste canal não é apenas desejada, mas essencial para seu sucesso.
Adicionando-se a este contexto as questões de isenção no recebimento e tratamento das denúncias, anonimato e segurança das informações, bem como restrições de recursos e o cenário dinâmico de riscos, regulatório e evolução tecnológica, conclui-se, rapidamente, que a estruturação interna desta função não é o melhor caminho a ser seguido nas organizações.

Terceirização do canal de denúncias

A terceirização do canal de denúncias é vista, hoje, como a melhor prática do mercado, inclusive, gerando maior credibilidade aos olhos dos colaboradores e stakeholders das organizações.
A especialização do serviço do canal de denúncias proporciona:

Na captação e análise inicial dos relatos

• Infraestrutura adequada e segura para o recebimento e registro dos relatos, continuamente atualizada;
• Profissionais capacitados em gestão de riscos, Ética e compliance e em competências específicas para condução de entrevistas telefônicas e análise técnica de conteúdos;
• Metodologia para triagem dos casos, qualificando aqueles que devem seguir para apuração;
• Análise multidisciplinar e contextualizada de riscos e impactos potenciais, categorizando e priorizando os casos, e direcionando recomendações de apuração;
• Fluxos customizados para encaminhamento das denúncias aos responsáveis da sua organização, inclusive para casos de maior urgência, evitando-se conflitos de interesse.

No desenvolvimento da apuração dos casos

• Suporte para definição das estruturas, fóruns, protocolos e fluxos de apuração;
• Metodologia para levantamento de informações internas junto aos pontos de contato da organização, preservando o sigilo dos envolvidos e ampliando o contexto inicial das denúncias;
• Competências específicas para execução de entrevistas exploratórias ou confirmatórias, condução de análises forenses, levantamento de informações em fontes externas à organização e operações de campo;
• Condução isenta das apurações, orientando a deliberação e o desenvolvimento das ações de ruptura, corretivas e preventivas na organização.

Na gestão dos casos

• Um sistema on-line de case management, em ambiente seguro, com funcionalidades que suportam a condução eficiente das apurações, continuamente atualizado;
• Indicadores e estatísticas da operação em tempo real, apresentados em dashboards customizados.

Na comunicação do canal de denúncias

• Diretrizes para elaboração do plano de comunicação e envolvimento da organização;
• Exemplos e modelos de conteúdos e peças de comunicação;
• Participação ativa nos eventos de lançamento e sustentação do canal.

Está convencido dos benefícios que a especialização pode proporcionar ao canal de denúncias da sua organização? Conheça mais sobre o serviço de canal de denúncias da ICTS.
A ICTS é pioneira no desenvolvimento de operações de canais de denúncias no Brasil. Há 10 anos oferece seus serviços em modelo terceirizado, já contabilizando mais de 200 mil denúncias processadas.
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