Para fortalecer a ética e a reputação e combater as fraudes nas grandes organizações, um dos caminhos utilizados é a implantação de um canal de denúncias. O objetivo deste mecanismo é evitar desgastes para a imagem e, também, prejuízos financeiros, combatendo fraudes e irregularidades, impedindo e punindo comportamentos que possam comprometer a reputação de companhias públicas ou privadas.
Para ser mais eficaz, o canal deve assegurar o anonimato na denúncia, não exigindo a identificação do relator como condição para receber o relato. Isso garante ao denunciante a confidencialidade e não retaliação.
Identidade preservada
Caso o denunciante queira, ele poderá sempre optar por se identificar. De qualquer modo, visando sempre preservar sua identidade, é importante que os telefonemas não sejam registrados e que os protocolos de Internet para registro eletrônico assegurem o não rastreamento e encriptação da comunicação.
Com a condição do anonimato na denúncia, os funcionários, terceiros ou fornecedores de uma organização se sentem mais confortáveis para relatar suspeitas ou maus comportamentos e revelar ações inadequadas, como fraude, corrupção, assédio ou qualquer outra não conformidade com o código de conduta e políticas da empresa. Isso é ainda mais relevante quando os fatos envolvem os níveis hierárquicos mais altos da empresa.
O código de conduta apresenta os valores das organizações e dispõe sobre as regras institucionais que devem ser observadas por todos e o tempo todo.
Canal de denúncias: terceirizar é uma das práticas mais comuns e eficientes
Um canal de denúncias administrado por uma empresa especialista terceirizada oferece a estrutura necessária para garantir o anonimato na denúncia, e outras características que elevam a efetividade dele, além de prover isenção e credibilidade ao processo de denúncia.
Operado comumente via telefone, internet ou e-mail, o canal terceirizado proporciona plena segurança aos funcionários e demais públicos que o utilizam. Possuem equipes éticas, dedicadas e treinadas para a recepção dos relatos de ouvidoria em vários idiomas, estabelecendo uma interação positiva, técnica e assertiva com os denunciantes, o que proporciona melhor qualidade às informações coletadas, otimizando o esforço subsequente para apuração e resolução dos casos.
Atuando fora dos limites da companhia, o canal terceirizado oferece centrais telefônicas digitais, alto padrão de segurança e qualidade dos registros, infraestrutura de tecnologia da informação, atendimento 24 horas, 7 dias por semana, e painel para o monitoramento de indicadores.
A empresa independente é responsável por receber e filtrar os contatos. Todos são respondidos, e os casos que merecem uma melhor investigação são encaminhados para pontos focais na alta administração da companhia contratante. A terceirizada também pode dar suporte na divulgação e estímulo ao uso do canal de denúncias.
Veja os benefícios do canal que preserva o anonimato na denúncia
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Estimula a denúncia de atos ilícitos ou incompatíveis com as políticas internas e legislação vigente;
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Oferece aos diferentes públicos um meio de comunicação seguro e efetivo com a empresa;
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Agiliza a detecção de desvios de condutas e fraudes;
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Previne e reduz a ocorrência de casos de corrupção, fraudes, assédios e outras condutas inadequadas e seus impactos;
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Fortalece a governança corporativa, o nível de compliance e a conduta ética da organização;
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Estimula um ambiente de trabalho ético e transparente;
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Protege o patrimônio da companhia, sua marca e reputação no mercado.
Canais de denúncias ganham força nas empresas
Cada vez mais, as empresas demonstram interesse em construir mecanismos de integridade efetivos, como forma de prevenção e proteção contra os mais variados riscos (fraudes, corrupções, assédios, entre outros).
A implementação adequada de um canal de denúncias faz deste instrumento um dos mais eficazes na detecção de comportamentos ilícitos e desvios de conduta.
Sua empresa possui um canal de denúncias que realmente funciona e traz retorno? Agende uma conversa com a gente.
Até a próxima.
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