Para que a estratégia de compliance de uma empresa funcione bem, de forma a realmente reforçar os padrões éticos em todos os seus processos e relações internas e externas, há vários elementos que devem ser considerados.
A criação do Código de Conduta e políticas específicas, bem como o monitoramento contínuo de áreas e processos críticos, e a verificação, ou due diligence, dos parceiros de negócio são alguns deles. Mas, talvez o mais eficaz instrumento seja a implementação de um canal de denúncias efetivo.
O canal traz o discurso da Ética para a prática, e proporciona agilidade na identificação de desvios de conduta e irregularidades praticados por funcionários ou parceiros, além de direcionar a tomada de decisão rápida e consistente por parte da organização.
Afinal, como funciona um canal de denúncias?
Com ampla expertise em gestão e redução de riscos, construída ao longo de mais de 20 anos no mercado, a ICTS oferece um canal de denúncias que combina tecnologia com metodologias de gestão de risco e análise de informações, disponibilizando um serviço de canal de denúncias que vai muito além do modelo tradicional de Hotline.
Disponibilizado via 0800 e/ou website exclusivos e customizados para cada empresa cliente, inclusive em diferentes países, o canal permite o registro de denúncias 24 horas por dia, 7 dias por semana, operando em vários idiomas.
Independente da forma de contato, o anonimato é garantido pela ICTS. Todos os registros geram um protocolo para acompanhamento, permitindo novas interações.
Os analistas da ICTS são especializados na captação e processamento das denúncias, interagindo com empatia, mas também com objetividade.
Graças à experiência da ICTS em investigações, torna-se possível maximizar não apenas a quantidade de informações captadas, mas, principalmente, a qualidade dessas informações. A partir delas, a ICTS desenvolve análises específicas e direciona a categorização, priorização e o encaminhamento dos casos, sem conflitos de interesse. Além disso, adiciona uma recomendação para o plano de apuração de cada denúncia qualificada. Estes detalhes são cruciais para a efetividade do canal de denúncias.
A gestão do fluxo de apuração de cada caso é realizada de forma 100% digital, por meio de um sistema de gestão de casos completo e sofisticado, mantido pela ICTS num ambiente de máxima segurança, onde os dados de cada empresa podem ser inclusive criptografados.
Este sistema oferece funcionalidades que organizam e facilitam a ação das empresas, promovendo o sigilo nas apurações e a agilidade e controles necessários para o desenvolvimento dos casos e total gestão da operação do canal de denúncias.
Você sabe quem está do outro lado da linha?
Um canal de denúncias efetivo vai muito além do modelo tradicional de um Hotline. Ele emprega profissionais altamente especializados no recebimento e processamento das informações, que não são apenas formados em psicologia ou direito, mas também capacitados em gestão de riscos, Ética e compliance, inteligência preventiva e segurança de informações. E ainda treinados constantemente na aplicação de técnicas específicas para a condução técnica de entrevistas telefônicas e análise estruturada dos relatos.
Esta equipe dedicada oferece competências para a triagem, captação, categorização, priorização e qualificação das denúncias, realizando o reporte aos responsáveis definidos pela empresa cliente conforme o nível de urgência e fluxo de acionamento de cada caso.
Ao escolher um fornecedor para operar o canal de denúncias da sua empresa, assegure-se de que ele possua a equipe, o conhecimento e as competências necessárias para tornar o seu canal de denúncias um instrumento efetivo para o aprimoramento da sua organização.
Plataforma efetiva para a gestão dos casos
Os relatos recebidos no canal de denúncias precisam ser registrados e trabalhados numa plataforma que permita a ótima gestão dos casos.
Este sistema deve proporcionar uma gestão 100% digital pelas empresas, num ambiente altamente seguro, inclusive com criptografia dos dados.
A plataforma deve contar com funcionalidades que permitam a distribuição de responsabilidades e atividades do fluxo de apuração dos casos, bem como a organização, vinculação e facilidade de acesso às informações registradas. Deve oferecer ainda rastreabilidade sobre as informações inseridas e editadas ao longo da apuração dos casos, bem como prover relatórios e visões gerenciais customizáveis, acessadas on-line e atualizadas em tempo real.
O canal de denúncias da ICTS atua de forma isenta e especializada, disponibilizando recomendações para o tratamento de cada denúncia qualificada. Nossa plataforma de gestão de casos, segura e moderna, é um dos elementos que alavanca a eficiência do canal de denúncias e sua efetividade nas organizações.
Uso do canal de denúncias cresceu nos últimos anos
Você sabia que o uso do canal de denúncias cresceu mais de 45% nos últimos dois anos? Isso se deve a muitos fatores, inclusive a influência da Lei Anticorrupção, em vigor desde Jan/2014, e da própria repercussão da Operação Lava Jato. De qualquer modo, essa evolução apenas reforça que o canal de denúncias seja talvez a melhor ferramenta para promover e suportar a gestão da Ética e o Compliance nas organizações.
Cassiano Machado, sócio diretor da ICTS, deu entrevista ao jornal Folha de SP sobre o cenário de denúncias no Brasil, a importância de canais terceirizados e os novos dados do levantamento realizado pela consultoria ao longo do ano. Clique aqui e confira a matéria na íntegra.
E você? Já está convencido de que sua empresa precisa de um canal de denúncias efetivo? Conte pra gente suas expectativas e dúvidas quanto a este assunto!
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